Porozmawiamy dzisiaj o tym, jak wdrożyć Six Sigmę i od czego zacząć? Poznajcie Tomka. Tomek jest specjalistą w zakresie Six Sigmy i opowie nam dzisiaj, dlaczego warto ją wdrożyć w firmie. To tak na sam początek
Zacznijmy od tego, co to jest Six Sigma?
To jest metodologia ograniczania zmienności, a co za tym idzie, defektów w naszych procesach. Metodologia dosyć skomplikowana, wymaga znajomości pewnej gamy narzędzi statystycznych i matematycznych, ale to nie jest przeszkoda. Nie wymagamy od nikogo wiedzy. Jest oprogramowanie na rynku, które świetnie sobie z tym radzi.
Słyszałam, że przy Six Sigmie potrzebuję dużo danych.
Tak, tak! Dane są potrzebne. Six Sigma potrzebuje danych dobrej jakości. O tym też opowiadam w jednym ze szkoleń i mamy oprogramowanie, które sobie z tym radzi. Myślę, że każdy jest w stanie przyswoić tę wiedzę na podstawowym poziomie, wystarczająco do tego, aby skutecznie realizować projekty usprawniające.
A Takie projekty usprawniające oprócz oczywistych zysków, o których mówiliśmy na wstępie, co mogą jeszcze dać firmie?
Mówimy o zyski czysto w sensie finansowym i to widać po firmach, które wdrożyły. Mówimy o oraz redukcjach defektów. Nie zapomnijmy też o tym, że budujemy wiedzę wśród pracowników. Jeżeli organizacja jest zdeterminowana to bez wątpienia, te wszystkie działania przełożą się na satysfakcję klientów. Automatycznie będziemy mieli mniej reklamacji, mniej defektów, mniej reklamacji, mniej kosztów z tym związanych. To wszystko idzie w pakiecie.
Czy pracownicy będą mieli łatwiejszą pracę, poprawę swoich procesów wewnętrznie?
Wydaje mi się, że tak. Żeby opowiedzieć o tym od początku do końca, nie wszyscy pracownicy w firmie muszą przejść szkolenie. Natomiast ta grupa, która będzie pracowała na projektach przeszkolonych pracowników, Tak! Efekt ich pracy powinien być widoczny dla wszystkich. To też zależy od determinacji całej organizacji do wprowadzenia zmian.
W jakich branżach jest to najbardziej rekomendowane?
Sześć sigma potrzebuje danych. Taki mit troszeczkę. Tak było na początku, to była przede wszystkim produkcja powtarzalna, wielkoseryjna. Z racji tego, że można było te dane zbierać, to było dosyć łatwe. W dzisiejszych czasach przy tym poziomie cyfryzacji naszych procesów, tych danych mamy bardzo dużo. One muszą być dobrej jakości. Coraz więcej firm inwestuje w sześć sigma w procesach transakcyjnych w obsłudze klienta. Widać tego bardzo dużo, jest dużo fajnych projektów. Ja się z kilkoma spotkałem ostatnio. To są ciekawe projekty i one pozwalają osiągnąć realne zyski również w tych kawałkach działalności każdej organizacji.
Jakbyś miał podać przykład jakiegoś konkretnego działu, bo mówisz o procesach transakcyjnych, ale jeżeli ktoś nie wie, co to znaczy.
Księgowość, bardzo często u nas spotykane centra usług współdzielonych. Te korporacje, które mają tego typu centra usługowe, również inwestują w sigmę. Jeżeli proces trwa tak długo lub potrzebuje tyle danych, tyle zaangażowania, to kiedy możemy zobaczyć efekty takich działań. Jeżeli mamy dane do dyspozycji i są one w akceptowanej jakości dla nas. Pierwsze wyniki będą widoczne dość szybko, tak jak przy każdym wdrożeniu można znaleźć projekty, procesy, które poprawia się w miarę szybko, gdzie przyczyny tej zmienności bądź błędów nie są zbyt skomplikowane. Z mojego doświadczenia taka seria projektów, taki program usprawniający jakiś fragment działalności w firmie to jest od kilku do nawet dwunastu miesięcy, w zależności od stopnia skomplikowania, organizacji, determinacji ludzi i ich dostępności.
Czyli nie mówimy tutaj o kilku latach tylko o miesiącach?
Pierwsze programy, projekty to są rzeczy, które można kończyć w kilka miesięcy. Reguła mówi, że taki projekt nie powinien trwać dłużej, niż trzy miesiące. Mówię też o wdrożeniu pełnego planu kontroli, prewencji, żeby problem nie wracał i w ten sposób można umacniać pozycje firmy czy redukować defekty.
Czy są jakieś wytyczne dotyczące wielkości firmy, która może sobie wprowadzić sześć sigmę? Czy to jest tylko kwestia danych i determinacji organizacji?
Wielkość firmy nie ma znaczenia z racji inwestycji wymaganej. Inwestowały w to firmy duże natomiast teraz ta wiedza jest dla nas dostępna, te wszystkie narzędzia są tańsze, procesy są scyfryzowane, jest dużo taniej, dużo szybciej i wydaje mi się, że to nie jest absolutnie żadna przeszkoda. Trzeba przeszkolić pewną część personelu, ale rozmiar firmy nie jest przeszkodą.
Tomek, na zakończenie jakbyś miał wymienić 2 argumenty za wprowadzeniem Six Sigmy.
Po pierwsze sześć sigma pozwoli nam w sposób obiektywny analizować nasze procesy. Będziemy mówili o twardych danych, a nie o mitach. Porozmawiamy o faktach. To będzie widać po wdrożeniu.
Po drugie, redukcja defektów, o której wspominaliśmy. Defekt nie jest sam sobie defektem i nie kosztuje nic, on kosztuje. Źle zaksięgowaną fakturę ktoś musi poprawić, ktoś musi wysłać to, ktoś musi nad tym posiedzieć. Często trzeba przeprosić klienta. Jeżeli przeliczymy to wszystko na jakąś kwotę w stosunku do godzin roboczych zauważymy, że każdy taki defekt kosztuje organizację i to będzie widać po wdrożeniu projektów. Po wdrożeniu sześć sigma, będziemy o tym mówili, tak jak o faktach. Stanie się to widoczne i będzie można nad tym pracować.
To nie pozostaje nam nic innego, jak wdrażać.
Wdrażamy! Przy okazji zapraszamy na nasz kurs Six Sigmy.
