Jak przetrwać zmiany i przeprowadzić przez nie zespół?

Constant Growth

Przewrotnie mówi się, że zmiany to jedyny pewny element życia. Trudno się z tym nie zgodzić. Wydarzenia ostatniego roku w tym zakresie doświadczyły nas wszystkich dość mocno. Szybko musieliśmy dostosować się do nowej rzeczywistości – w przestrzeniach domowych, relacjach rodzinnych, ale również zawodowych. Jak to się stało, że nam się udało i dlaczego, jako ludzie podobnie reagujemy na zmiany?
Share on facebook
Share on linkedin
Share on email

Wszystko nowe. Nowe życie. Nowe zwyczaje, zasady. Dom stał się biurem, sala konferencyjna przeniosła się do komunikatorów internetowych. Nie mogliśmy pojechać na wakacje, nie możemy wyjść do restauracji, nie możemy spotkać się i porozmawiać na żywo. Piękne są te możliwości na swój sposób. Rozwój technologii zdumiewa. Wspaniale, że możemy robić to wszystko, że mamy takie możliwości. Kosztowało nas to jednak wszystkich trochę…każdy z nas musiał w tej nowej rzeczywistości się odnaleźć, czyli przejść przez proces zmiany.

Zarządzanie zmianą, a konkretnie przeprowadzenie zespołu przez zmianę jest bardzo ważna kompetencją menadżera, lidera zespołu. Liczy się wszystko i każdy element ma znaczenie. Od zakomunikowania zespołowi nadchodzących zmian do utrzymania mobilizacji w wytrwaniu w zmianie. Czego brakuje dzisiejszym liderom? Co muszą wiedzieć, czego się nauczyć oraz co wdrażać, by skutecznie zarządzać zmianą i zespołem w zmianie? Co zrobić, by w sytuacjach kryzysowych nie działać chaotycznie? Jak ustalać co jest ważne, a co mniej w danym momencie i w końcu, jak kontrolować sytuację – czy w ogóle da się przewidzieć reakcje podwładnych na informacje o zmianach?

Ania jest przedsiębiorczynią, prowadzi firmę, zatrudnia ludzi. Przeprowadziła zespół przez wiele zmian: mniejszych i większych, personalnych, lokalowych, ale również tych bardziej istotnych – organizacyjnych. Walczyła z oporem nie raz i nie raz zrezygnowana, po fakcie, zastanawiała się, co poszło nie tak. Andrzej jest trenerem biznesu, wieloletnim menadżerem, który zdobywał doświadczenie zarządzając zespołami oraz prowadząc szkolenia i coaching dla liderów.

O czym usłyszysz w tym odcinku podcastu?

– 0:21sek. Czy zmiany nas niepokoją bardziej niż się do tego przyznajemy?

– 1:01sek. „Żyję zmianą!” – prawda, a kreacja.

– 1:41sek. Jak przechodzimy przez zmiany

– 4:05sek. Jak ważna jest faza oporu?

– 5:20sek. Co zrobić z typem buntownika?

– 8:20sek. Co jest najtrudniejsze w zmianie?

– 9:23sek. Jak wyrównać czasy faz w zespole?

– 11:28sek. Jak na zmianę reagują racjonalni i emocjonalni ekstrawertycy?

– 13:00sek. Rola i miejsce pracownika – ambasadora w zespole w procesie zmiany?

– 14:30sek. Jak przetrwać tornado zmian?

– 15:03sek. Zespół przystanku autobusowego.

– 16:50sek. Czy od zmian należy brać urlop?

Co dalej, czyli co teraz możesz zrobić?

  1. W myśl zasady, że trening czyni mistrza – praktykuj! Ćwicz na najbliższych, we własnym domu. Komunikuj zmiany i koniecznie pytaj o feedback.
  2. Ciąg dalszy rozwoju – kurs E-Learning Zarządzanie zmianą. Kompendium wiedzy z zarządzania procesem zmiany i przeprowadzania zespołu przez zmiany. Wiedza podana w przystępny sposób, w atrakcyjnej formie, w małych kawałkach. 7 video lekcji wzbogaconych ćwiczeniami i narzędziami do wprowadzenie w życie od razu.
  3. Zapisz się do newsletter Constant Growth – będziemy Cię na bieżąco informować o nadchodzących webinarach – niektóre z nich będą na pewno dotyczyły zarządzania zmianą. Formularz jest na dole strony!

Warto obejrzeć:

Wywiadu z trenerem Mariuszem Kędzierskim na naszym kanale YouTube

Warto przeczytać:

Podcast do czytania

1. Czy zmiany nas niepokoją bardziej niż się do tego przyznajemy?

To zależy od ludzi. Są tacy ludzie, którzy lubią zmiany. Istotne jest jednak, czy zmiana jest zaplanowana przez nas czy wymuszona z zewnątrz. Porozmawiajmy o tych drugich. Z reguły niepokoją bardziej niż się przyznajemy. Oczywiście powtarzamy sobie, że jedyną pewną rzeczą jest zmiana, że zmiany ostatecznie prowadzą do rozwoju, że są konieczne do przetrwania, ale zmiana to nowy stres, więc w większości niepokoją bardziej niż o tym mówimy. Za wyjątkiem uwielbiających zmianę, ale tych ludzi jest dużo, dużo mniej.

2. Jak przechodzimy przez zmiany? Jak ten proces jest różny dla tych kochających zmiany i tych wręcz przeciwnie?

Proces jest taki sam. Różni się intensywnością. Mamy kilka faz przechodzenia przez zmianę. To się ładnie nazywa krzywą FISHERA. Mówimy o tym dużo więcej na naszych szkoleniach w e-learningach. W czasie zmiany takiej nagłej, która pochodzi z zewnątrz, pierwszą fazą jest faza SZOKU. Później przychodzi faza OPORU. Różni ludzie przechodzą ją z różną intensywnością i różnie długo. W fazie oporu jest dużo niechęci do zmiany i cała masa energii idzie w zachowanie status quo. Niech zostanie tak jak było. U niektórych ludzi opór wiąże się z dużą dawką emocji, która czasem ukrywa bezradność i niepokój co to będzie. W tej fazie energię poświęcamy na zaprzeczanie zmiany, na irytację, ale to właśnie ta faza pozwala nam  wyrzucić napięcie emocjonalne i możemy wrócić do myślącej głowy i szukać sposobów jak się zaadoptować. To jest często rzecz niedoceniana przez menadżerów. Oni sobie nie zdają sprawą, że faza druga, oporu, sama z siebie nieproduktywna musi się wydarzyć, aby przejść do fazy trzeciej. Ten moment wejścia w fazę trzecią zdarza się gdy pracownikowi opadają ręce i mówi: nie uciekniemy już od tego, trzeba coś z tym zrobić. I to jest bardzo ważny moment. Czas trwania trzeciej fazy zależy od człowieka. Jest to faza testowania rozwiązań. W okresie początku pandemii wszyscy przez taką fazę przechodziliśmy – przyzwyczajaliśmy się do nowej rzeczywistości. WHO nazwało tę fazę: Nową normalnością, aby podkreślić, że to będzie trwało długo – że to będzie nowa normalność. Ta faza szukania rozwiązań, jest kluczowa. Należy wspierać zespół, generować pomysły, dziękować za pomysły, nawet te nietrafione, bo to pokazuje, że ludzie zaczęli poszukiwać rozwiązań. Po fazie trzeciej nachodzi czas na zaakceptowanie – tzw. Pełną adaptację. Ona jednak szybko mija, ponieważ zwykle nadchodzi kolejna zmiana.

3. Co mamy zrobić z osobami, które w czasie zmiany sieją panikę większa niż trzeba, są zbuntowane bardziej niż reszta, a co gorsza próbują przekonać resztę, że nie ma sensu się zmieniać?

Warto zrobić dwie rzeczy. Po pierwsze, pozwolić im krzyczeć. To jest fizjologia. Jeśli ktoś z nas musi uwolnić się od jakiegoś ciężaru, np. emocji, potrzebujemy ten ciężar uwolnić i to robimy. Warto więc pozwolić się im niepokoić w zmianie. Jednak bardzo ważną rzeczą, problemem jest „zarażanie” innych. Człowiek znacznie łatwiej zaraża się negatywnymi emocjami, bo one kiedyś nam dawały przetrwanie, więc takie osoby mogą infekować pozostałych pracowników. Z jednej strony, pozwoliłbym przezywać fazę drugą, niech przeżywa te emocje, ale z drugiej poprosiłbym, aby nie zarażał innych. Jeśli jest to możliwe niech krzyczy do mnie, nie innych. Jeśli nie, uspokajałbym takiego pracownika, że go rozumiem, że to jest trudna sytuacja, ale aby się nie zakręcał negatywnie. Podobna sytuacja jak z oglądaniem wiadomości w czasie pandemii. Ci, którzy oglądali sporo negatywnych wiadomości, zarażali tymi wiadomościami otoczenie(…) To ważne, aby pokazywać PLUSY zmian, że jest to po coś, po co i że dlaczego nam się przyda.

4. Co jest najtrudniejsze w zmianie?

Zrozumieć ich sens. Bardzo ważną rzeczą w zmianach jest komunikacja. Menadżer nie zawsze może poinformować pracowników, co jest powodem zmiany, ponieważ należy zachować poufność, ale coś trzeba powiedzieć, że to jest po coś, będzie czemuś służyło. Tylko wtedy ludzie włożą w to wysiłek, w przejście do tej trzeciej fazy. Należy pokazywać CEL.

5. Jak wprowadzać zmianę w zespole skoro mimo, że etapy są zawsze te same, odbywają się w różnym czasie. Czy menadżer powinien wyrównywać te czasy w zespole?

Nie, nawet się nie da. Wszystko zależy od typu pracownika. Menadżer powinien sobie zmianę dobrze przygotować. Komunikować cel, ale również sprawdzić wszystkie okoliczności, które będą zmianie sprzyjać i utrudniać, ale przede wszystkim powinien przyjrzeć się swoim pracownikom. Wszystko będzie zależało od tego czy pracownik jest bardziej emocjonalny czy racjonalny. Bardziej pokazujący swoje emocje czy raczej zachowujący je dla siebie. Z badań wynika, że osoby emocjonalne, które kryją w sobie emocje będą długo tkwiły w drugiej fazy zmiany. Introwertycy racjonalni są bardzo ciekawymi ludźmi. Menadżer powinien dobrze im się przyjrzeć. Oni na ogół mówią mało, ale myślą dużo. Taki pracownik podczas spotkania jest w stanie zadać czasem dwa, ale bardzo ważne, racjonalne pytania. Mamy również osoby emocjonalne i racjonalne, ale ekstrawertyczne. Ci emocjonalni ekstrawertyczni są najgłośniejsi, dużo krzyczą. To bardzo dobrze, bo pomaga to innym o ile nie infekują reszty zespołu. Racjonalni pracownicy jako pierwsi wchodzą w fazę trzecią. Szukają rozwiązań. A może tak, a może inaczej. Są wynoszeni przez menadżerów pod niebiosa, są ambasadorami zmian. Pokazują, że coś można zrobić, warto działać. Warto jednak skupić się na tych cichych pracownikach, którzy jeszcze do tej razy trzeciej nie doszli, ponieważ trudniej będzie im te zmiany przejść, ale z drugiej, będą mieli wpływ na innych. Przy introwertykach musimy poświęcić nieco więcej uwagi, ponieważ mało mówią.

6. A co jeśli jest dużo zmian?

Ważne jest zastanowić się, czy część zmian nie można przesunąć w czasie, aby ludzi nie przytłoczyć ilości nowości. Bardzo ważne jest również, aby menadżer informował pracowników o zmianie w czasie gdy on sam jest w połowie trzeciej fazy. O ile okoliczności na to pozwolą. Jest on wtedy bowiem GOTÓW przeprowadzić zespół przez zmianę. Wróćmy do ilości zmian. Jest taka przeurocza nazwa: zespół przystanku autobusowego. To sytuacja, gdy jedna zmiana nałożona była czasowo na drugą, jeszcze wydarzyła się trzecia. A to wszystko zanim weszliśmy w fazę trzecią. To jak z informacją na przystankach w dużych miastach – nikt nie biegnie do tramwaju kiedy na tablicy jest napisane, że za 4 minuty przyjedzie kolejny. Dokładnie tak samo jest w zmianie. Pracownicy nie zaczynają się adaptować, raczej mówią, nie biegniemy, bo i tak to zaraz zmienią. To ogromna rezygnacja, ale również mechanizm obronny pracownika, bo inaczej by zwariował.

Jak nie ma wyjścia, to nie ma wyjścia. Trzeba wtedy dobrze przygotować zmianę, dobrze ją komunikować i dbać o ludzi. Szukajmy w zmianach sił hamujących, czyli zróbmy analizę pracowników, sprawdźmy czy wszystko co jest potrzebne do zmiany, mamy. Po zmianach weźmy urlop od zmian – na chwilę.

Oceń ten artykuł:

Średnia ocen artykułu: 5 / 5. Liczba ocen: 4

Brak ocen tego artykułu! Bądź pierwszym oceniającym.

Inne artykuły

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Newsletter

Zapisz się do naszego newslettera!

Newsletter

Zapisz się do naszego newslettera!