Matryca Eisenhowera ułatwia klasyfikowanie priorytetów i zadań do wykonania. Współcześnie jest to bardzo popularne narzędzie zarządzania sobą w czasie. Twórcą matrycy jest Dwight Eisenhower, generał Armii i prezydent USA, zasłynął z bardzo dobrej organizacji własnego czasu. „Nie wszystko, co jest pilne, jest ważne i nie wszystko co ważne, jest pilne” . Dzięki stworzonej przez niego matrycy zarządzania możemy pogrupować zadania według natężenia dwóch wymiarów – ważności, czyli tego na ile dane zadanie przybliża nas do osiągnięcia sukcesu oraz pilności, czyli czasu reakcji z naszej strony [1].
Jak działa matryca Eisenhowera?
Sama metoda polega na umieszczeniu naszych spraw w jednym z czterech kwadratów. Dzięki temu układają się one w pewną hierarchię ważności, która następnie determinuje kolejność w planowaniu oraz właściwym uporządkowaniu ich w czasie. Częstym błędem ludzi jest poświęcanie zbyt dużej ilości czasu i uwagi sprawom pilnym, które niekoniecznie są sprawami dla nas ważnymi. Pilność nie jest zatem zawsze odpowiednikiem ważności.
Ważne - Pilne
Pierwsze pole to sprawy naglące, kryzysowe, zadania z datą realizacji i przygotowanie do nich. Niewykonanie w terminie spraw z ćwiartki „ważne – pilne” może przynieść bardzo nieprzyjemne i niekorzystne dla nas konsekwencje. Te zadania musimy traktować jako priorytety oraz musimy się zająć nimi osobiście. Od tych spraw zaczynamy planowanie i realizacje w naglących terminach. Na dodatek nie mamy osobistego wpływu na tą część matrycy.
Konsekwencje nieprawidłowego lokowania czasu w ćwiartce ważne - pilne
Ludzie, którymi nieustannie zarządza kryzys i sprawy naglące. Ulgą dla niech są złodzieje czasu, poprzez te czynności starają się zredukować stres.
- Nieustanne zajmowanie się sprawami niecierpiącymi zwłoki
- Brak czasu dla siebie i na podtrzymywanie związków z innymi
- Wyczerpanie organizmu
- Nieumiejętność odpoczynku
- Tendencja do marnowania pozostałego czasu (ćwiartka IV)
- Stres, uzależnienia
Ważne – Niepilne
Drugie pole obejmuje planowanie, przygotowywanie, zapobieganie, sprecyzowanie wartości, budowanie relacji z ludźmi, powierzenie odpowiedzialności, doskonalenie się, szukanie nowych możliwości. Na tych sprawach powinniśmy koncentrować swoją uwagę oraz nasze działania ponieważ one przybliżają Nas do realizacji naszych celów. Możemy je rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie. Trener rozwoju osobistego Andrzej Bubrowiecki uważa, iż zaniedbanie i odkładanie tych spraw w czasie spowoduje, że „zasilą” one w pewnym momencie pierwszą ćwiartkę matrycy — sprawy pilne i ważne, a więc będą zwiększać liczbę spraw naglących, destabilizujących nasze życie, stresujących, wywołujących zmęczenie i poczucie braku czasu dla siebie. Na sprawy ważne i niepilne poświęć 60% własnego czasu i bezwzględnie wyznaczaj terminy ich realizacji.
Konsekwencje lokowania czasu w ćwiartce ważne - niepilne
Osoby, które tworzą długoterminowe plany, zapobiegają zdarzeniom niepożądanym, czyli robią te wszystkie bardzo ważne rzeczy, o których czasem zapominamy, ponieważ nie są widoczne, nie są pilne. Ludzie poszukujący możliwości, a nie problemów.
- Harmonia
- Wizja i perspektywa
- Poprawne relacje z innymi
- Umiejętność automotywacji
- Potrzeba zajmowania się sporadycznie niewielkimi kryzysami
- Kontrola
- Dyscyplina
- Efekty
Nieważne – Pilne
Trzecie pole obejmuje: zbędne codzienne zajęcia, niezobowiązująca korespondencja, puste przyjemności. Są to rzeczy, które robimy codziennie, ale nie są one ważne z punktu widzenia naszych priorytetów i rozwoju osobowości. Zadania te wykonujemy na końcu lub zlecamy do wykonania innej osobie. Bubrowiecki podkreśla: „często błędnie myślimy, że mają priorytetowe znaczenie, a najczęściej są to czynności, w które zwykle angażują nas inni ludzie. Sprawy te nie powinny nam zajmować więcej niż 10% czasu, jaki mamy do dyspozycji. Szczególnie podatni jesteśmy na przyjmowanie na siebie bez głębszej refleksji tego typu zadań, kiedy w momencie podejmowania decyzji wydają się nam one odległe w czasie”.
Konsekwencje nieprawidłowego lokowania czasu w ćwiartce nieważne - pilne
Osoby skoncentrowane na tej ćwiartce, żyją wśród spraw nieważnych – co powoduje wiele stresu. Pilność tych spraw często oparta jest na priorytetach oraz oczekiwaniach innych osób.
- Krótkowzroczność
- Złudzenie robienia czegoś ważnego
- Tworzenie szumu wokół siebie
- Poczucie bycia ofiara pozbawioną kontroli
- Powierzchowne związki
- Poczucie poświęcania się, którego nikt nie docenia
- Brak poczucia sensu wykonywanych działań
- Brak własnej misji i poczucia rozwoju
- Brak odpowiedzialności
Nieważne – Niepilne
Konsekwencje nieprawidłowego lokowania czasu w ćwiartce nieważne - niepilne
- Brak umiejętności samodzielnego dbania o własne podstawowe potrzeby
- Brak odpowiedzialności
- Nieumiejętność samodzielnego zdobywania środków finansowych
- Możliwe uzależnienia [4]
Złodzieje czasu
Zwane też pochłaniaczami czasu lub złodziejami czasu:
To wszystkie zachowania i działania, które powodują, że tak naprawdę oddalasz się od swojego celu i nie zajmujesz się tym, co aktualnie jest ważne i pilne. Aby zwiększyć swoją efektywność działania warto je wykluczać z własnego sposobu funkcjonowania [5]
Istnieją dwa rodzaje pochłaniaczy czasu:
- Zewnętrzne – czynniki wokół, które zabierają zbyt dużo czasu
- Wewnętrzne – wiążą się ze sposobem, w jakim sam zarządzasz czasem
20 perfidnych złodziei czasu
- Brak sprecyzowanych celów.
- Brak priorytetów – robienie wielu rzeczy naraz.
- Brak planów i harmonogramów tygodnia albo dnia.
- Telefony/rozmowy z innymi/Messenger/Facebook.
- E-maile.
- Spotkania/niezapowiedziani goście.
- Hałas/Niesprzyjające warunki do nauki/pracy.
- Odkładanie spraw.
- Bałagan na biurku.
- Trudności w efektywnej komunikacji z innymi.
- Nieoddawanie spraw do wykonania innym osobom.
- Brak samodyscypliny.
- Niska motywacja własna.
- Zwlekanie z działaniem.
- Niezdecydowanie.
- Pośpiech/Zostawianie wszystkiego na ostatnią chwilę.
- Brak umiejętności odmawiania.
- Pozostawiane rozpoczętych zadań.
- Brak punktualności.
- Brak wyznaczonych deadlinów
Podsumowanie
Matryca Eisenhowera nazywana też matrycą priorytetów służy, aby świadomie i z refleksją podchodzić do swoich zadań. W praktyce należy zastanowić się, czy zadania, które wykonuję, są ważne i czy prowadzą do osiągania moich celów. Metoda ta pomaga nam w planowaniu naszych spraw w odpowiedniej przestrzeni czasowej. Metoda ta nadaje się zarówno do planowania pracy, jak i obowiązków domowych.
Na potrzeby kursu Efektywność osobista przygotowaliśmy matrycę Eisenhowera „na sterydach”. Dodaliśmy do konkretnych czynności również skalę pilności i ważności, dzięki czemu można jeszcze dokładniej ustalić priorytety!
źródła:
[1] K. Kubiak, Zarządzanie sobą w czasie, [w:] www.pozytywnyrozwoj.org
[2] A. Bubrowiecki, Działaj skutecznie!, Wydawnictwo Złote Myśli, 2008, s. 11-13.
[3]K. Kubiak, Zarządzanie sobą w czasie, [w:] www.pozytywnyrozwoj.org
[4] Zarzadzanie czasem. Praktyczny przewodnik, Non profit, materiał dostępny w Internecie.
[5] E. Kamińska, Zarządzaj sobą – wykorzystaj swój czas, materiał dostępny w Internecie.
[6] K. Kubiak, Zarządzanie sobą w czasie, [w:] www.pozytywnyrozwoj.org
