Macierz Eisenhowera

Czy wiesz co w Twojej codziennej pracy jest ważne i niepilne? Czy wiesz, które zadania są dla Ciebie kluczowe pod kątem ważności i pilności? Przedstawiam Ci w artykule uniwersalne narzędzie, które pozwoli Ci planować w czasie Twoje zadania do wykonania.
Share on facebook
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp

Matryca Eisenhowera ułatwia klasyfikowanie priorytetów i zadań do wykonania. Współcześnie jest to bardzo popularne narzędzie zarządzania sobą w czasie. Twórcą matrycy jest Dwight Eisenhower, generał Armii i prezydent USA, zasłynął z bardzo dobrej organizacji własnego czasu. „Nie wszystko, co jest pilne, jest ważne i nie wszystko co ważne, jest pilne” . Dzięki stworzonej przez niego matrycy zarządzania możemy pogrupować zadania według natężenia dwóch wymiarów – ważności, czyli tego na ile dane zadanie przybliża nas do osiągnięcia sukcesu oraz pilności, czyli czasu reakcji z naszej strony [1].

Jak działa matryca Eisenhowera?

Sama metoda polega na umieszczeniu naszych spraw w jednym z czterech kwadratów. Dzięki temu układają się one w pewną hierarchię ważności, która następnie determinuje kolejność w planowaniu oraz właściwym uporządkowaniu ich w czasie. Częstym błędem ludzi jest poświęcanie zbyt dużej ilości czasu i uwagi sprawom pilnym, które niekoniecznie są sprawami dla nas ważnymi. Pilność nie jest zatem zawsze odpowiednikiem ważności.

Matryca Kwadrat Eisenhowera
Matryca Kwadrat Eisenhowera

Ważne - Pilne

Pierwsze pole to sprawy naglące, kryzysowe, zadania z datą realizacji i przygotowanie do nich. Niewykonanie w terminie spraw z ćwiartki „ważne – pilne” może przynieść bardzo nieprzyjemne i niekorzystne dla nas konsekwencje. Te zadania musimy traktować jako priorytety oraz musimy się zająć nimi osobiście. Od tych spraw zaczynamy planowanie i  realizacje w naglących terminach. Na dodatek nie mamy osobistego wpływu na tą część matrycy. 

Konsekwencje nieprawidłowego lokowania czasu w ćwiartce ważne - pilne

Ludzie, którymi nieustannie zarzą­dza kryzys i sprawy naglące. Ulgą dla niech są złodzieje czasu, poprzez te czynności starają się zredukować stres.

  • Nieustanne zajmowanie się sprawami niecierpiącymi zwłoki
  • Brak czasu dla siebie i na podtrzymywanie związków z innymi
  • Wyczerpanie organizmu
  • Nieumiejętność odpoczynku
  • Tendencja do marnowania pozostałego czasu (ćwiartka IV)
  • Stres, uzależnienia

Ważne – Niepilne

Drugie pole obejmuje planowanie, przygotowywanie, zapobieganie, sprecyzowanie wartości, budowanie relacji z ludźmi, powierzenie odpowiedzialności, doskonalenie się, szukanie nowych możliwości. Na tych sprawach powinniśmy koncentrować swoją uwagę oraz nasze działania ponieważ one przybliżają Nas do realizacji naszych celów. Możemy je rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie. Trener rozwoju osobistego Andrzej Bubrowiecki uważa, iż zaniedbanie i odkładanie tych spraw w czasie spowoduje, że „zasilą” one w pewnym momencie pierwszą ćwiartkę matrycy — sprawy pilne i ważne, a więc będą zwiększać liczbę spraw naglących, destabilizujących nasze życie, stresujących, wywołujących zmęczenie i poczucie braku czasu dla siebie. Na sprawy ważne i niepilne poświęć 60% własnego czasu i bezwzględnie wyznaczaj terminy ich realizacji.

Konsekwencje lokowania czasu w ćwiartce ważne - niepilne

Osoby, które tworzą długoterminowe plany, zapobiegają zdarzeniom nie­pożądanym, czyli robią te wszystkie bardzo ważne rzeczy, o których czasem zapominamy, ponieważ nie są widoczne, nie są pilne. Ludzie poszu­kujący możliwości, a nie problemów.

  • Harmonia
  • Wizja i perspektywa
  • Poprawne relacje z innymi
  • Umiejętność automotywacji
  • Potrzeba zajmowania się sporadycznie niewielkimi kryzysami
  • Kontrola
  • Dyscyplina
  • Efekty

Nieważne – Pilne

Trzecie pole obejmuje: zbędne codzienne zajęcia, niezobowiązująca korespondencja, puste przyjemności. Są to rzeczy, które robimy codziennie, ale nie są one ważne z punktu widzenia naszych priorytetów i rozwoju osobowości. Zadania te wykonujemy na końcu lub zlecamy do wykonania innej osobie. Bubrowiecki podkreśla: „często błędnie myślimy, że mają priorytetowe znaczenie, a najczęściej są to czynności, w które zwykle angażują nas inni ludzie. Sprawy te nie powinny nam zajmować więcej niż 10% czasu, jaki mamy do dyspozycji. Szczególnie podatni jesteśmy na przyjmowanie na siebie bez głębszej refleksji tego typu zadań, kiedy w momencie podejmowania decyzji wydają się nam one odległe w czasie”.

Konsekwencje nieprawidłowego lokowania czasu w ćwiartce nieważne - pilne

Osoby skoncentrowane na tej ćwiart­ce, żyją wśród spraw nieważnych – co powoduje wiele stresu. Pilność tych spraw często oparta jest na priorytetach oraz oczekiwaniach innych osób.

  • Krótkowzroczność
  • Złudzenie robienia czegoś ważnego
  • Tworzenie szumu wokół siebie
  • Poczucie bycia ofiara pozbawio­ną kontroli
  • Powierzchowne związki
  • Poczucie poświęcania się, którego nikt nie docenia
  • Brak poczucia sensu wykonywanych działań
  • Brak własnej misji i poczucia rozwoju
  • Brak odpowiedzialności

Nieważne – Niepilne

Ćwiartka czwarta, obejmuje: typowe sprawy dnia codziennego, niektóre telefony, puste przyjemności, umieszczamy tutaj tak zwane pożeracze czasu [2]. Eliminując zbędne czynności zyskujemy więcej czasu na realizację zadań ważnych, lecz nie pilnych.

Konsekwencje nieprawidłowego lokowania czasu w ćwiartce nieważne - niepilne

Osoby skoncentrowane na tej ćwiartce, tak naprawdę nie robią nic, co służy realizacji zadań i celów. Poświęcają swój czas na działania pozorne, niemające wiele wspólnego z faktycznymi obowiązkami [3].
  • Brak umiejętności samodzielnego dbania o własne podstawowe potrzeby
  • Brak odpowiedzialności
  • Nieumiejętność samodzielnego zdobywania środków finansowych
  • Możliwe uzależnienia [4]

Złodzieje czasu

Zwane też pochłaniaczami czasu lub złodziejami czasu:

To wszystkie zachowania i działania, które powodują, że tak naprawdę oddalasz się od swojego celu i nie zajmujesz się tym, co aktualnie jest ważne i pilne. Aby zwiększyć swoją efektywność działania warto je wykluczać z własnego sposobu funkcjonowania [5]

Ewa Kamińska

Istnieją dwa rodzaje pochłaniaczy czasu:

20 perfidnych złodziei czasu

Doktor nauk społecznych w zakresie socjologii Krzysztof Kubiak wymienia 20 perfidnych złodziei czasu [6]:
  1. Brak sprecyzowanych celów.
  2. Brak priorytetów – robienie wielu rzeczy naraz.
  3. Brak planów i harmonogramów tygodnia albo dnia.
  4. Telefony/rozmowy z innymi/Messenger/Facebook.
  5. E-maile.
  6. Spotkania/niezapowiedziani goście.
  7. Hałas/Niesprzyjające warunki do nauki/pracy.
  8. Odkładanie spraw.
  9. Bałagan na biurku.
  10. Trudności w efektywnej komunikacji z innymi.
  11. Nieoddawanie spraw do wykonania innym osobom.
  12. Brak samodyscypliny.
  13. Niska motywacja własna.
  14. Zwlekanie z działaniem.
  15. Niezdecydowanie.
  16. Pośpiech/Zostawianie wszystkiego na ostatnią chwilę.
  17. Brak umiejętności odmawiania.
  18. Pozostawiane rozpoczętych zadań.
  19. Brak punktualności.
  20. Brak wyznaczonych deadlinów

Podsumowanie

Matryca Eisenhowera nazywana też matrycą priorytetów służy, aby świadomie i z refleksją podchodzić do swoich zadań. W praktyce należy zastanowić się, czy zadania, które wykonuję, są ważne i czy prowadzą do osiągania moich celów. Metoda ta pomaga nam w planowaniu naszych spraw w odpowiedniej przestrzeni czasowej. Metoda ta nadaje się zarówno do planowania pracy, jak i obowiązków domowych.

Na potrzeby kursu Efektywność osobista przygotowaliśmy matrycę Eisenhowera „na sterydach”. Dodaliśmy do konkretnych czynności również skalę pilności i ważności, dzięki czemu można jeszcze dokładniej ustalić priorytety!

źródła:

[1] K. Kubiak, Zarządzanie sobą w czasie, [w:] www.pozytywnyrozwoj.org

[2] A. Bubrowiecki, Działaj skutecznie!, Wydawnictwo Złote Myśli, 2008, s. 11-13.

[3]K. Kubiak, Zarządzanie sobą w czasie, [w:] www.pozytywnyrozwoj.org

[4] Zarzadzanie czasem. Praktyczny przewodnik, Non profit, materiał dostępny w Internecie.

[5] E. Kamińska, Zarządzaj sobą – wykorzystaj swój czas, materiał dostępny w Internecie.

[6] K. Kubiak, Zarządzanie sobą w czasie, [w:] www.pozytywnyrozwoj.org

Oceń ten artykuł:

Średnia ocen artykułu: 5 / 5. Liczba ocen: 4

Brak ocen tego artykułu! Bądź pierwszym oceniającym.

Inne artykuły

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Newsletter

Zapisz się do naszego newslettera!

Newsletter

Zapisz się do naszego newslettera!