Pojęcie jest to tłumaczone jako stopniowe i uporządkowane oraz ciągłe ulepszanie, podnoszenie wartości, postęp, poprawa, udoskonalenie. Są to ciągłe udoskonalenia w życiu osobistym, społecznym oraz w pracy[1].
Na czym koncentruje się Kaizen?
Kaizen koncentruje się na eliminowaniu strat we wszystkich procesach, a także na zaangażowaniu wszystkich uczestników firmy w realizowaniu procesu doskonalenia. Charakteryzuje się maksymalnym wykorzystaniem technik zarządzania koncentrujących się na człowieku, takich jak współdziałanie zarządzających z zarządzanymi, kolektywizm, działalność małych grup. Jakość w kontekście Kaizen kojarzy się z jakością pracy ludzi, sposobem obsługi maszyn, charakterem traktowania systemów i procedur.
Kaizen kształtuje cechy będące warunkami dobrych rezultatów takie jak:
- Dyscyplina pracy
- Gospodarowanie czasem
- Rozwój zdolności i umiejętności uczestnictwa w pracy zespołowej
- Etykę zawodową
- Umiejętność komunikowania się
Istotę filozofii Kaizen można ująć w czterech sformułowaniach:
- Nawet małe rzeczy należy robić dobrze
- Każdy z pracowników powinien dążyć do ciągłego samodoskonalenia się
- Należy zawsze stawiać i utrzymywać wysokie standardy pracy
- Trzeba zawsze jako priorytet uznawać potrzeby klientów[2]
Straty w przedsiębiorstwie
Strata w rozumieniu Kaizen:
- Przestoje wynikające ze spowolnienia realizacji procesu w określonym miejscu – „wąskie gardło”
- Niedopracowane metody wytwarzania, zbyt skomplikowane lub zbyt rozbudowane i pracochłonne
- Zbędne ruchy robocze pracowników, które wydłużają proces produkcyjny
- Defekty produktów: wewnętrzne – braki, odpady, przeróbki oraz zewnętrzne – naprawy gwarancyjne i serwis
- Źle zorganizowany transport wewnętrzny powodujący przestoje
- Nadprodukcja generująca większe koszty produkcji i potencjalne koszty magazynowania
- Zbędne zapasy wynikające z nadprodukcji lub złego planowania[3]
Jakie cechy ma Kaizen?
Założenia Kaizen
- Delegowanie uprawnień i odpowiedzialności
- Praca zespołowa
- System motywacyjny
- Konwencjonalna wiedza na temat reguł działania
- Wykazywanie przez wszystkich pracowników dążenia do poprawy jakości produktów, procesów i pracy
Realizacja Kaizen:
- Powolne tempo wprowadzania
- Stopniowa rewolucja
- Uczestnictwo wszystkich zatrudnionych
- Systemowe podejście, grupowy wysiłek
- Utrzymanie istniejącego stanu oraz jego usprawnianie
- Rozwinięty system szkoleń
- Robienie zadań dobrze za pierwszym razem
- Przywiązywanie wagi do szczegółów
Efekty Kaizen:
- Długookresowe skutki
- Poprawa jakości procesów, wyrobów
- Poprawa warunków pracy
- Obniżenie kosztów
- Podniesienie wiedzy i kwalifikacji pracowników
- Poprawa morale załogi
- Większe identyfikowanie się z przedsiębiorstwem
- Poprawa komunikacji między współpracownikami oraz pracownikami
- Wzrost udziału pracy zespołowej
- Zespołowe rozwiązywanie problemów
- Zniwelowanie marnotrawstwa, wyszczuplenie produkcji, optymalne wykorzystywanie mocy produkcyjnych
Narzędzia Kaizen
Koła jakości
Forma pracy zespołowej, której głównym zadaniem jest praktyczna działalność w celu doskonalenia jakości w obrębie danego przedsiębiorstwa oraz rozwiązywanie problemów. Są to małe, nieformalne grupy osób (zwykle liczące około 5-8 osób) złożoną z ludzi na zbliżonym szczeblu.
Kompleksowe sterowanie jakością (TQC)
Najważniejszą kwestią jest jakość ludzi, firma, która potrafi wprowadzić jakość do swej załogi, ma już w połowie rozwiązane problemy jakości wyrobów i usług. Skuteczne sterowanie jakości wymaga współdziałania wszystkich zatrudnionych w firmie we wszystkich dziedzinach działalności, takich jak: badania rynku, prace rozwojowe, planowanie, projektowanie, przygotowanie produkcji, zaopatrzenie, kooperacja, wytwarzanie i kontrola jakości.
Just in time (JIT)
Koncepcja ta polega na tym, że w każdym kolejnym stadium produkcji w stosownym czasie znajduje się wyłącznie ściśle określona liczba niezbędnych części, zakład nie utrzymuje zapasów. Zasada just in time łączy się z praktyką zero zapasów, zero opóźnień i zero błędów. Taiichi Ohno powiązał zasadę z dwoma pojęciami tj.: kanban – zasada dołączania druków zleceń do każdego wyrobu, co umożliwiło realizację zróżnicowanych zamówień przy wykorzystaniu jednej taśmy produkcyjnej. Drugim był system autokorekty produkcji jidoka, dzięki któremu taśma produkcyjna zatrzymywała się tuż po wykryciu błędu i natychmiast można było go naprawić.
Kompleksowa eksploatacja przemysłowa TPM
Ma na celu maksymalizację efektywności wykorzystania maszyn poprzez kompleksowy system prewencyjnych konserwacji, obejmujący całe życie sprzętu. W tych działaniach zaangażowani są wszyscy ludzie ze wszystkich wydziałów i na wszystkich szczeblach.
Zarządzanie międzyfunkcjonalne
Dotyczy realizacji zadań poszczególnych komórek realizujących wspólne cele firmy jako całości. Służy ono przełamaniu barier międzywydziałowej komunikacji, zapewnia istnienie procedur i regulacji jakości.
Dezagregacja jakości
Jest to podejście wychodzące od oczekiwań odbiorcy i przekładające je na język projektu. Język potoczny zostaje przełożony na język techniczny, język inżynierów – projektantów. Narzędziem są tu arkusze dezagregacji, które usprawniają komunikowanie się ludzi ze sprzedaży i marketingu oraz również z działami produkcyjnymi[4].
Korzyści dla firmy
Japońska filozofia pracy jest coraz częściej stosowana przez polskie przedsiębiorstwa. Doskonale sprawdza się w organizacji procesów produkcyjnych, przy zapewnieniu jakości i w logistyce. Pozwala zdobyć przewagę konkurencyjną poprzez stopniowe, ciągłe doskonalenie, ustalanie i osiąganie coraz wyższych standardów.
Abrantowicz K. podsumowała, że Kaizen stał się bardzo szybko światową techniką o globalnym wymiarze, ponieważ pozwala przedsiębiorstwom sprostać wymaganiom wytwarzania produktów i usług o najwyższej jakości, niskim kosztem i dokładnie na czas wykonania zlecenia. Kaizen to kultura działania, która aby odniosła sukces, musi być filozofią codziennego, systematycznego działania. Pracownicy muszą każdego dnia poszukiwać nowych rozwiązań, ulepszeń, utrzymywać porządek na swoim miejscu pracy oraz unikać marnotrawstwa[5].
Wiele firm działających w Polsce zaczęło stosować metodę Kaizen ułatwiającą im osiągnięcie sukcesu. O konkretnych rezultatach piszemy w artykule Praktyki Kaizen w Polsce.
Przedsiębiorstwa wprowadzają Kaizen i otrzymują korzyści. Polinkevych O. wymienia korzyści z Kaizen dla pracowników:
- Kaizen pozwoli wyeliminować niepotrzebne działania i opóźnienia w pracy, pozwoli wykonywać ją z łatwością i bez irytujących zakłóceń
- Kaizen ułatwi analizę pracy i pomoże zgłaszać pomysły doskonalące, korzystne dla
całej firmy
- Działania Kaizen dają możliwość doskonalenia środowiska pracy wspólnie z najbliższymi współpracownikami.
Korzyści z Kaizen dla całej firmy:
- Kaizen pozwala wyeliminować ukryte koszty, wynikające z siedmiu rodzajów marnotrawstwa istniejących w procesach produkcyjnych (nadprodukcja, nadmierne zapasy, usterki, zbędny ruch, straty w procesie wytwarzania, oczekiwanie, transport)
- Kaizen pozwala doskonalić operacje służące dodawaniu wartości w produkcji tak, aby klient otrzymywał produkt o najwyższej jakości, najniższym kosztem i w najkrótszym możliwym czasie.
Podsumowanie
Podsumowując filozofia Kaizen nastawiona jest na ludzi i na ich działalność, prowadzi do poprawy jakości i wyższej produktywności. Badania wykazują, iż wprowadzenie Kaizen w pierwszym okresie pozwala przewidzieć wzrost produktywności o minimum 30% bez większych inwestycji kapitałowych. Koncepcja ta pozwala uważnie postrzegać potrzeby klientów oraz budować system zorientowany na ich wymagania. Kaizen to kultura działania, która aby odniosła sukces, musi być filozofią codziennego, systematycznego działania. Pracownicy muszą każdego dnia poszukiwać nowych rozwiązań, ulepszeń, utrzymywać porządek na swoim miejscu pracy oraz unikać marnotrawstwa[6]. To co najtrudniejsze i jednocześnie najważniejsze, bez zmiany mentalności ludzi nie da się wdrożyć, nawet najprostszego systemu, bo to sami oni muszą go realizować.
[1] A. Mazur, H. Gołaś, Zasady, metody i techniki wykorzystywane w zarządzaniu jakością, Wydawnictwo Politechniki Poznańskiej, Poznań 2010.
[2] E. Czech, P. Czech, Kaizen –japoński system zarządzania jakością, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, 2005.
[3] A. Mazur, H. Gołaś, Zasady, metody i techniki wykorzystywane w zarządzaniu jakością, Wydawnictwo Politechniki Poznańskiej, Poznań 2010.
[4] E. Czech, P. Czech, Kaizen –japoński system zarządzania jakością, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, 2005.
[5] O. Polinkevych, Polskie doświadczenia rozwoju przedsiębiorstw poprzez Kaizen, 2017.
[6] I. Gabryelewicz, P. Gawłowicz, J. Sadłowska-Wrzesińska, Kaizen jako skuteczna metoda wspomagająca efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem, Polskie Towarzystwo Profesjologiczne, nr 2/2015.
