Jak wdrażać standardy w firmie?

Co to jest standaryzacja, jak tworzyć standardy, jak je wdrażać i pilnować, by działały? Paweł Nurzyński opowiada o najlepszych praktykach wdrażania standaryzacji oraz o najbardziej popularnych i powszechnych przeszkodach. Wyjaśnia trudne pojęcia i podaje powody, dla których tworzone są złe standardy. W rozmowie pojawia się epizod sklepu meblowego i wymarzonej szafy z wystawy… posłuchajcie, aby dowiedzieć się, co meblowy ma wspólnego z tematem standaryzacji.
Share on facebook
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp

Standardów można nie mieć, można je mieć, ale ich nie używać, ale można również mieć błędne standardy. Skąd dowiedzieć się jak działać dobrze, jak długo doskonalić procesy w organizacji? Na te pytania Paweł Nurzyński odpowiada w kursie e-learning, którego jest autorem.

Określenie standardów, wdrożenie ich oraz działanie zgodnie z nimi jest pierwszym krokiem w doskonaleniu i optymalizacji procesu. Ciągłe doskonalenie polega na ciągłym sprawdzaniu, wdrażaniu lepszych, najlepszych rozwiązań oraz ich praktykowaniu. Standaryzacja pozwala na sprawniejsze wdrażanie zmian. Pozwala ulepszać proces produkcyjny i nie tylko. Dobry standard to najlepsza, powtarzalna i zrozumiana przez wszystkich zapisana zasada, wytyczna do działania…i wciąż doskonalona. Brzmi to jak niekończąca się opowieść, jednak gdy mówi o tym Paweł, nie wydaje się to takie straszne…posłuchajcie.

Paweł jest praktykiem i wdrożeniowcem lean. Absolwentem Politechniki Wrocławskiej, wielu kursów oraz Six Sigma Green Belt. Wspiera firmy w rozwiązywaniu problemów z wykorzystaniem Kaizen, Lean oraz SixSigma. Maciej jest przedsiębiorcą, od lat zarządza zespołem i prowadzi firmę, która zajmuje się ulepszaniem produkcji poprzez dostarczanie wiedzy jej pracownikom, edukację oraz szkolenia i kursy e-learning, wdrożeniami lean i optymalizacją procesów na produkcji.

O czym usłyszysz w tym odcinku podcastu?

00:11 Czym jest standard?
01:40 Co powinno być standardem?
03:11 SDCA
03:40 Co to jest PDCA?
03:53 Rola standaryzacji w cyklu PDCA?  
04:40 Czy można spaść ze schodków, czyli czy można stworzyć gorszy standard?
05:17 Co robić z źle wdrożonym standardem?
05:50 Od czego zacząć standaryzację?
07:50 Jak długo wdraża się standardy?
08:40 Dobre praktyki wdrażania standaryzacji?
12:24 Jak pilnować wdrożonych standardów? 
13:27 Największa przeszkoda w wdrożeniu standardów.

Co dalej, czyli co teraz możesz zrobić?

  1. Kurs E- learning Standaryzacja do nauki kiedy i gdzie chcesz. Wiedza podana w małych porcjach z dużą ilością przydatnych wskazówek i przykładów.
  2. Zaloguj się do platformy Constnat Growth i odbierz dostęp do darmowej pierwszej lekcji z kursu.
  3. Aby nic Ci nie umknęło możesz zapisać się do naszego newslettera – w którym na bieżąco informujemy o nowościach.
  4. Subskrybuj kanał YouTube Constant Growth. Znajdziesz tutaj całą masę wiedzy i prezentacje #leancartoons – czyli lean podany w formie animacji (kto nie lubi bajek?)

Transkrypcja czyli podcast do czytania

Odnoszę takie wrażenie, że słowo standard stało się bardzo często używanym w potocznym języku słowem. Czy mi się tak wydaje, czy tak faktycznie jest według Ciebie?

Zdecydowanie zgadzam się z tym, co mówisz. Ja też zwróciłem kiedyś na to uwagę. Standard jest słowem, używanym w tej chwili przez wszystkich, wszędzie i do wszystkiego. Czy słusznie? Czy poprawnie językowo? Nie wiem, do tej dyskusji musielibyśmy włączyć jakiegoś polonistę, którym ja zdecydowanie nie jestem. Dla mnie słowo standard jest bardzo jasno sprecyzowane, jeśli chodzi o moje potrzeby zawodowe, jeśli chodzi o pracę. Dla mnie jest to wspólnie określony i najlepszy znany sposób pracy, który jest spisany, zrozumiały i powtarzalny. Według mnie, jest to dość prosta definicja, która bardzo dobrze oddaje to, czym jest standard. Po pierwsze mówimy tutaj o tym, że standardu nie tworzy jedna osoba, tylko grono osób zainteresowanych danym tematem. Jest to najlepszy znany sposób pracy, czyli nie dowolny  albo jednego pracownika, tylko wybrane, najlepsze metody, najlepsze sposoby pracy. Spisane, oznacza to, że nie ma czegoś takiego, jak standardy mówione, standardy na gębę. To jest jakiś głuchy telefon, którego ja kompletnie nie toleruję. Standardy powinny być także zrozumiałe przez wszystkich i zrozumiałe w ten sam sposób. Nie możemy standardów rozumieć na różne sposoby i mieć możliwość obejścia tego, w jakikolwiek sposób. Muszą być powtarzalne, żebyśmy za każdym razem mieli ten sam efekty.

W takim, co powinno być standardem?

W mojej ocenie powinniśmy standaryzować, jak najwięcej elementów naszej pracy. Czym jest standaryzacja? To cały proces, czyli tworzenie, rozwój – czyli ciągłe doskonalenie – komunikacja, utrzymanie i weryfikacja naszych standardów. Zawsze dążymy do tego, żeby był najlepszy standard. Najlepszy znany sposób. Tak naprawdę ustalenie naszych standardów jest niezbędne, ponieważ jest początkiem do ciągłego doskonalenia. Nie ma w ogóle procesu Kaizen bez rozpoczęcia standaryzacji, ponieważ nie wiemy, jaki jest nasz punkt odniesienia, nie możemy tego zmierzyć. Dopiero standaryzacja pozwala nam określić w jakichś liczbach w mierzalny sposób to, jaki jest efekt danej pracy i jak ją wykonywać. Posłużę się takim prostym przykładem – nawigacja. Jeżeli wsiadamy w auto i chcemy dojechać z punktu A do punktu B – przykładowo ode mnie z Wrocławia, do Was do Katowic – to wiem, że ta trasa zajmuje mi dwie godziny. Mam sprawdzoną trasę i zawsze jeżdżę tą jedną wybraną, ponieważ w mojej ocenie jest ona najlepsza. Może się zdarzyć, że pojedzie bardziej doświadczony kierowca, który zna dodatkowo jakieś ścieżki, skróty i pokaże mi lepszą drogę. Racjonalnym byłoby wtedy wybranie jego metody i stworzenie z tego nowego standardu, także dla mnie. Tak to ma działać w organizacjach i firmach. Przykładowo Six Sigma nie podejmuje się w ogóle projektów tam, gdzie nie ma tam standardów. Musi być punkt zaczepienia, punkt początkowy, od którego można doskonalić. Dlatego to jest niezbędne. Masaaki Imai podaje, że jest coś takiego, jak SDCA – poza PDCA znanym wszystkim – oznacza to: standaryzuj, rób, sprawdzaj i działaj. Tak naprawdę odnosi się to mocno do schodków Kaizen, gdzie każdy pionowy schodek, to nasze PDCA, ponieważ pozwala nam wejść na poziom wyżej, a każdy poziomy element schodka, to nasza standaryzacja. Tak naprawdę w każdym z tych skrótów, z tych akronimów, nasze Act, to nic innego, jak nasza standaryzacja tego, co wypracowaliśmy.

To może jeszcze powiedzmy o tym, co to jest PDCA, bo może nie wszyscy wiedzą.

PDCA, czyli cykl Deminga. Plan-Do-Check-Act.

Powiedziałeś o tych schodkach i standaryzacji. Jaki ona ma tutaj wpływ, w cyklu PDCA?

Powoduje, że wszystkie zmiany, które wdrożymy – nasze małe zmiany, zgodnie z ruchem Kaizen – potrafimy oprzeć o standardy tak, by nie wypadały z naszej codziennej pracy. Byśmy zawsze robili to w nowy sposób, który jest najlepszym dla nas sposobem.

Staramy się po schodkach iść do góry i tą standaryzacją blokować możliwość lecenia w dół, tak?

Dokładnie tak. Jeszcze niektórzy rysują to w formie równi pochyłej, po której my wspinamy się do góry i standaryzacja i nasze cykle PDCA są takimi klinami, które nie pozwalają spaść w dół. Zabezpieczają nas przed tym, byśmy trzymali się nowych, wypracowanych rozwiązań i byli coraz lepsi.

A da się spaść z tych schodków? Stworzyć gorszy standard?

Możemy stworzyć gorszy standard, jednakże po co to robić? Jeżeli mamy jakiś punkt wyjścia, punkt obecny i weryfikujemy czy nasza nowa metoda jest lepsza, to powinniśmy zastanowić się, czy chcemy wybrać coś, co jest gorsze.

Pewnie nie, ale załóżmy taką sytuację, że komuś się zdarzyło. Wpadł na wydawało mu się genialny pomysł, sprawdził raz i sprawdziło się, okazało się, że jest lepiej, ale wprowadzając to na większym obszarze, jednak coś poszło nie tak i wszyscy ludzie nie potrafią zgodnie z tym pracować, coś im nie pasuje. Spadają, są coraz gorsi. Co robić, z takim źle wdrożonym standardem?

Po pierwsze – znaleźć przyczynę, dlaczego tak się stało. Czy na fazie Check coś zawiodło, nie sprawdziliśmy poprawnie tego, czy nasze rozwiązanie działa w 100 procentach. Czy też standard nie jest dostosowany do wszystkich pracowników. To, że 2-3 osoby w zakładzie potrafią robić coś w określony sposób nie oznacza, że wszyscy pozostali pracownicy będą potrafili robić to tak samo. Poza tym mamy też krzywe łączenie się, musimy nauczyć się nowych standardów i zacząć z nimi pracować. Musimy też sprawdzać, audytować to czy fatycznie się tak dzieje.

Od czego w takim razie zacząć standaryzować w pierwszej kolejności? Są jakieś kroki standaryzacji?

Najlepiej zawsze zacząć od tego, co nam dobrze znane i powtarzalne, ponieważ tutaj mamy największe pole do popisu, ponieważ znamy te procesy i nie musimy się ich uczyć. Ważne jest, by patrzeć na nasze działania w codziennej pracy, na nasze poszczególne kroki, które robimy każdego dnia – jak na proces. On ma jakieś wyjścia, on ma jakieś wejścia, jest jakiś główny cel, ktoś jest jego właścicielem, mamy sekwencję jej wykonywania i wskaźniki. W ten sposób możemy do każdego procesu próbować standaryzować. Starać się standaryzować rozwiązania. Rutynowe czynności takie, jak raporty, formularze do pracy biurowej czy w urzędach – tu aż prosi się o standardy.

Ciężko sobie wyobrazić sytuację, że przez jakąś formę - ePUAP na przykład - składamy formularz, każdy osobny do odrębnego urzędu.

Byłby to  śmieszne gdyby każdy skanował kartkę, na której wpisze dowolny wniosek, skanował to do systemu ePUAP i urzędnicy muszą się martwić, co z tym dalej zrobić. To by była istna komedia.

Czyli mamy taki przykład z życia, a mógłbyś mi coś innego podać?

To taki przykład z życia. Zamawiałeś kiedyś na pewno meble z dostawą do domu, które musiałeś sam złożyć. Zazwyczaj jest do nich dołączona instrukcja składania.

Czyli takie duże klocki lego dla dużych ludzi.

Tak dla chłopców, dokładnie. Jest tam instrukcja i to, jak pójdzie nam składanie tych mebli, przedmiotów z tą instrukcją, zależy od tego, jak dobra ta instrukcja – czyli nasz standard – będzie. Jeżeli będzie to dobra instrukcja, to oczywiście osiągniemy nasz cel, czyli złożymy powiedzmy naszą szafę dwudrzwiową. Jeśli instrukcja jest kiepska, to może nam wyjść z tego plac zabaw lub jakiś regał na książki. Wszystko zależy od tego, jaki jest standard. Musi być powtarzalny, by każdy na podstawie tej samej instrukcji, był w stanie osiągnąć ten sam efekt.

Czyli złożyć ten sam mebel, który gdzieś tam widział na wystawie sklepowej.

Dokładnie. Chciałbyś, żeby on wyglądał tak, jak widziałeś go złożonego?

Przeważnie jest tak, że widzę ten konkretny przedmiot i chciałbym mieć podobny.

Albo najlepiej identyczny.

W tym wypadku najlepiej identyczny. Jak długi w takim razie w organizacji wdraża się standardy? Czy jest to jakiś okres czasu określony? Czy to zależy od skomplikowania standardu?

To bardziej zależy od tego, jaki mamy poziom organizacji. Czy ta standaryzacja działa od dawna w organizacji, czy ludzie są świadomi, czy potrafią tworzyć takie standardy. Nie okłamujmy się – napisanie instrukcji jest tylko z pozoru czymś łatwym. Zadbanie o to, by instrukcja była jasna, przejrzysta, czytelna dla użytkownika, jednocześnie nie pozwalająca na odstępstwa, to jest wyzwanie. Trzeba na to patrzeć bardzo indywidualnie.

Indywidualnie, czyli jak?

Myślę, że to bardzo indywidualna sprawa, jeśli chodzi o instrukcje, ponieważ każdy czuje to inaczej. Są jakieś dobre szkoły, dobre praktyki i jak najbardziej da się zrobić to w poprawny sposób

A jakie są takie dobre praktyki? Dużo obrazków używać, mniej tekstu?

Zdecydowanie według mnie dobre są obrazki, ponieważ one nam pozwalają na jasny, czytelny komunikat. Nawet, jeżeli ktoś dokładnie nie wczyta się w słowa. Nieraz słowa są niezastąpione, ponieważ pozwalają nam opisać co, jak i dlaczego. Tak też, jak opracowujemy arkusze pracy standaryzowanej, to pozwala nam to na dokładny, szczegółowy opis, żeby wytłumaczyć pracownikom co i jak powinno wyglądać.

Czyli zdjęcia też możemy wykorzystywać?

Jak najbardziej tak. Drugi aspekt, to jest to, jaki mamy poziom pracowników. Jaka jest ich świadomość czy potrafią tego używać, czy są chętni na zmiany, czy mieli już do czynienia ze standaryzacją ich procesów, które na co dzień wykonują i czy uczestniczą w zespołach, które standaryzują ich procesy.

Wiele osób myli standaryzację z pracą standaryzowaną. Jaka jest różnica między tymi dwoma pojęciami?

Tak, to jest bardzo często mylone i bardzo często upraszczane, a praca standaryzowana, to coś zdecydowanie większego niż standaryzacja. Podczas procesu standaryzacji, otrzymujemy w pierwszej kolejności standard. Standard w pracy. Do tego jeszcze, jeżeli dodamy takie elementy, jak czas taktu, sekwencję pracy oraz standardowy zapas, to mamy minimum z minimum, by mówić o tym, że jest to praca standaryzowana. To, w jakiej formie to zapiszemy, to mogą być specjalne arkusze pracy standaryzowanej, które przykładowo omawiamy dokładnie w naszym e-learningu odnoście standaryzacji. Mogą to być arkusze FMEA, karty balansowania linii. Tutaj nie jest powiedziane, że praca standaryzowana musi wyglądać tak i tak, jeśli chodzi o formę. Tutaj jest troszkę dowolności, ale mamy jakieś ramy, czyli właśnie te elementy, które muszą się znajdować. Jeżeli powrócimy do naszego przykładu z meblami, to instrukcja składania mebli, to standard dany przez pracowników fabryki, producenta – dla klienta. Jeśli jednak firma montuje, składa meble na gotowo i dołoży do tego sekwencję pracy operatorów tego, jak po kolei mają być wykonywane czynności, dorzucimy do tego czas taktu, by wszystko było realizowane w odpowiednim czasie i standardowy zapas pozwalający na nieprzerwaną pracę, to w konsekwencji otrzymamy pracę standaryzowaną. To oczywiście trzeba zawrzeć w odpowiednich arkuszach, aby ten standard był spisany, zrozumiały i powtarzalny.

Jakie są największe zalety pracy standaryzowanej? Czy ewentualnie są jakieś negatywne?

Zacznę od tych negatywnych. Myślę, że wiele osób przerażają arkusze pracy standaryzowanej, ponieważ to wymaga dużej konsekwencji. Trzeba wszystko dokładnie pomierzyć, policzyć, przemyśleć. To jest naprawdę dużo roboty, więc warto, żeby zrobić to pod okiem kogoś doświadczonego, być świadomym tego, co robimy, a nie działać na czuja, bo możemy zmarnować dużą ilość czasu i zasobów. Jeśli chodzi o plusy, to jest ich zdecydowanie więcej. Uzyskujemy niesamowitą powtarzalność w tym, co robimy. Powtarzalność w tym, jak długo to robimy, dzięki temu możemy lepiej planować, lepiej organizować czas i być bardziej przewidywalni. Jakiekolwiek odstępstwa czy problemy są od razu widoczne w wynikach zmianowych czy jakichś innych wskaźnikach, ponieważ przykładowo w oparciu o arkusze pracy standaryzowanej – można rozpisać tak zwane godzinówki, czyli ile sztuk na godzinę danego wyrobu powinno schodzić z linii. Jeżeli tylko zobaczymy jakieś odstępstwa, to jest dla nas sygnał, że coś na linii się dzieje. Może coś się zmieniło, może jest jakiś problem, dlatego to jest moment, kiedy musimy zadziałać.

A jakaś wyznaczona osoba powinna pilnować przestrzegania standardów? Policja standaryzacyjna – coś w tym stylu.

To zazwyczaj jest zadanie technologów, inżynierów procesu czy produkcji, którzy opiekują się danymi procesami technologicznymi, czy badanymi procesami w organizacjach typu usługi, urzędy. Wyobraźmy sobie taki przykład. Mamy bardzo przebalansowaną linię, pracownicy na co dzień chętnie tam pracują, nie mają żadnych problemów. Jednak pewnego dnia na jednym ze stanowisk robi się górka półproduktów, czyli mamy bardzo duży bufor pomiędzy jednym a drugim stanowiskiem. Pytanie dlaczego.

Ktoś się nie wyrabia.

To jest taka pierwsza myśl, że ktoś się nie wyrabia. Weźmy pod uwagę, że nie. Następne stanowiska – powiedzmy, że to nie jest linii – wyrabiają się i pracują w swojej normie. Patrzmy na to, jak działają – działają zgodnie ze standardem.

To przeciążyliśmy pracownika albo maszynę.

Może być taki powód, a może po prostu ktoś znalazł lepszy standard i jeszcze go nie standaryzowaliśmy. Dzięki temu jest w stanie produkować więcej, niż następne stanowiska są w stanie odebrać.

Co jest największą przeszkodą we wdrażaniu standardów? Kreatywność ludzka czy nie do końca?

Standaryzacja wymaga nie tyle kreatywności, co konsekwencji. Dlatego też, to narzędzie nie jest takie proste i nie rekomenduje się wdrażania pracy standaryzowanej, jako jednego z pierwszych narzędzi w organizacji uczącej się dopiero działać z duchem lin, z duchem ciągłego doskonalenia.  Trzeba ją wdrożyć w odpowiednim momencie po tym, jak działają inne systemy i standaryzacja jest już na odpowiednim poziomie. Wymagane jest duże doświadczenie pracowników, świadomość i od pracowników i od organizacji.

Mamy jakąś metodę weryfikacji czy standard, który wdrożyliśmy jest dobry standardem?

To, co według mnie jest najlepsze, to iść na gębę, zobaczyć samemu, jak wygląda proces i to czy wszystko wygląda tak, jak w naszych arkuszach przygotowanych, czy wszystko jest zgodne ze standardem. To prosty krok i nie wiem, dlaczego wielu inżynierów, wielu managerów się go boi. Może coś napsocili, że boją się tych swoich pracowników – nie wiem. Ja w swojej pracy zawsze sprawdzałem instrukcje czy formularze, arkusze, które przygotowywałem samodzielnie. To znaczy znałem wyroby, potrafiłem je złożyć zgodnie z instrukcjami, które napisałem. Jeżeli coś było dla mnie niejasne, niezrozumiałe w mojej instrukcji, to tym bardziej nie zrozumie tego ktoś inny. Jeżeli ja na podstawie instrukcji potrafię zrobić, jakieś odstępstwo, to ktoś inny też może je zrobić. Czy trzymanie się standardów jest proste i naturalne? Pracownicy nieraz mają problem z trzymaniem się standardów, ponieważ jest im to niewygodne, mają swoje nawyki i swoje zwyczaje. Dlatego, jeżeli coś jest nie tak, to należy zapytać dlaczego i należy ciągle podważać status quo.

Tak, jak mówiłeś wcześniej – standardy powinniśmy wdrażać w większej ekipie z innymi osobami, które pracują na przykład na tej linii produkcyjnej.

Dokładnie. Tylko, jeżeli weźmiemy duże linie, na których pracuje kilkanaście osób i ok, większość z nich będzie przekonana, że ta jedna metoda jest faktycznie najlepsza, ale znajdzie się jakiś oportunista, który stwierdzi: „Nie. Ja i tak wolę pracować po swojemu.” Z takimi osobami trzeba rozmawiać, takie osoby trzeba szkolić i uświadamiać dlaczego pracują w ten, a nie inny sposób.

Czyli istnieją złe standardy?

W mojej ocenie najgorszy standard, to brak standardu, ponieważ to powoduje, że nie wiemy, jak pracujemy, nie wiem, co robimy. Pozornie trzymamy wszystko w ryzach, ale tak naprawdę wszędzie panuje chaos. Zawsze możemy zrobić coś lepiej, dlatego ciężko powiedzieć tutaj o złych standardach. Są po porostu standardy, które możemy ulepszyć. Jeśli chodzi o standardy, to możemy znaleźć się w kilku sytuacjach. Tak, jak powiedziałem – możemy nie mieć standardu. Standard, który jest, może być nieużywany. Dlaczego nieużywany? Bo nam się nie chce, bo wolimy pracować inaczej, a może dlatego, że nie działa. To jest ta trzecia możliwość – błędny standard. Coś się zmieniło w procesie, dlatego nikt nie używa standardu. Tutaj mocno trzeba zastanowić się i dowiedzieć, co nie działa i dlaczego. Tutaj musimy zrobić dość mocne dochodzenie. Pobawić się trochę w detektywa.

Paweł, Bardzo dziękuję za rozmowę.

Dziękuję również.

Oceń ten artykuł:

Średnia ocen artykułu: 5 / 5. Liczba ocen: 3

Brak ocen tego artykułu! Bądź pierwszym oceniającym.

Inne artykuły

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Newsletter

Zapisz się do naszego newslettera!

Newsletter

Zapisz się do naszego newslettera!