Jak wdrażać standardy w firmie?

Constant Growth

Maciej rozmawia z Pawłem o standaryzacji w organizacjach. Jak tworzyć standardy, jak je wdrażać i pilnować, by działały. Maciej pyta, Paweł odpowiada o najlepszych praktykach wdrażania standaryzacji oraz o najbardziej popularnych i powszechnych przeszkodach. Wyjaśnia trudne pojęcia i podaje powody, dla których tworzone są złe standardy. W rozmowie pojawia się epizod sklepu meblowego i wymarzonej szafy z wystawy… posłuchajcie, aby dowiedzieć się, co meblowy ma wspólnego z tematem standaryzacji.
Share on facebook
Share on linkedin
Share on email

Standardów można nie mieć, można je mieć, ale ich nie używać, ale można również mieć błędne standardy. Skąd dowiedzieć się jak działać dobrze, jak długo doskonalić procesy w organizacji? Na te pytania Paweł Nurzyński odpowiada w kursie e-learning, którego jest autorem.

Określenie standardów, wdrożenie ich oraz działanie zgodnie z nimi jest pierwszym krokiem w doskonaleniu i optymalizacji procesu. Ciągłe doskonalenie polega na ciągłym sprawdzaniu, wdrażaniu lepszych, najlepszych rozwiązań oraz ich praktykowaniu. Standaryzacja pozwala na sprawniejsze wdrażanie zmian. Pozwala ulepszać proces produkcyjny i nie tylko. Dobry standard to najlepsza, powtarzalna i zrozumiana przez wszystkich zapisana zasada, wytyczna do działania…i wciąż doskonalona. Brzmi to jak niekończąca się opowieść, jednak gdy mówi o tym Paweł, nie wydaje się to takie straszne…posłuchajcie.

Paweł jest praktykiem i wdrożeniowcem lean. Absolwentem Politechniki Wrocławskiej, wielu kursów oraz Six Sigma Green Belt. Wspiera firmy w rozwiązywaniu problemów z wykorzystaniem Kaizen, Lean oraz SixSigma. Maciej jest przedsiębiorcą, od lat zarządza zespołem i prowadzi firmę, która zajmuje się ulepszaniem produkcji poprzez dostarczanie wiedzy jej pracownikom, edukację oraz szkolenia i kursy e-learning, wdrożeniami lean i optymalizacją procesów na produkcji.

O czym usłyszysz w tym odcinku podcastu?

00:11 Czym jest standard?
01:40 Co powinno być standardem?
03:11 SDCA
03:40 Co to jest PDCA?
03:53 Rola standaryzacji w cyklu PDCA?  
04:40 Czy można spaść ze schodków, czyli czy można stworzyć gorszy standard?
05:17 Co robić z źle wdrożonym standardem?
05:50 Od czego zacząć standaryzację?
07:50 Jak długo wdraża się standardy?
08:40 Dobre praktyki wdrażania standaryzacji?
12:24 Jak pilnować wdrożonych standardów? 
13:27 Największa przeszkoda w wdrożeniu standardów.

Co dalej, czyli co teraz możesz zrobić?

  1. Kurs E- learning Standaryzacja do nauki kiedy i gdzie chcesz. Wiedza podana w małych porcjach z dużą ilością przydatnych wskazówek i przykładów.
  2. Zaloguj się do platformy Constnat Growth i odbierz dostęp do darmowej pierwszej lekcji z kursu.
  3. Aby nic Ci nie umknęło możesz zapisać się do naszego newslettera – w którym na bieżąco informujemy o nowościach.
  4. Subskrybuj kanał YouTube Constant Growth. Znajdziesz tutaj całą masę wiedzy i prezentacje #leancartoons – czyli lean podany w formie animacji (kto nie lubi bajek?)

Podcast do czytania

1. Słowo „standard” zagościło w języku na dobre. Używane jest bardzo często, w wielu aspektach i dziedzinach, czy słusznie?

Zgadzam się z tym co mówisz. Rzeczywiście tak jest. Nie wiem na ile jest to słuszne i poprawne językowo, do tej dyskusji pewnie powinniśmy zaprosić polonistę. Dla mnie słowo STANDARD jest bardzo jasno sprecyzowane jeśli chodzi o moje potrzeby zawodowe i jeśli chodzi o pracę. Dla mnie jest to wspólnie określony i najlepszy, znany sposób pracy, który jest spisany, zrozumiały i powtarzalny. Według mnie jest to dość prosta definicja, która bardzo dobrze oddaje, czym jest standard. Dlaczego? Po pierwsze mówimy tutaj o tym, że standardu nie tworzy jedna osoba, a raczej grono osób zainteresowanych danych tematem. Do tego jest najlepszy znany sposób pracy, czyli nie jednego pracownika ulubiony, ale wybrany zbiór najlepszych praktyk. Spisany oznacza, że nie ma czegoś takiego jak ustalenia i standardy „na gębę”. Standard jest też zrozumiały przez wszystkich i zrozumiały w ten sam sposób. Nie możemy standardów rozumieć na różne sposoby. Standardy muszą być również powtarzalne – aby każdorazowo dawały ten sam efekt.

2. Co powinno być standardem?

W mojej ocenie powinniśmy standaryzować jak najwięcej elementów naszej pracy. Ważne jest wyjaśnić, czym jest standaryzacja, ponieważ to cały proces, tworzenie, rozwój, czyli ciągłe doskonalenia, komunikacja, utrzymanie i weryfikacja naszych standardów. Zawsze dążymy do tego, aby był najlepszy standard – najlepszy znany sposób. Ustalenie naszych standardów jest niezbędne, ponieważ jest początkiem do ciągłego doskonalenia. Nie ma w ogóle procesu KAIZEN bez rozpoczęcia standaryzacji, ponieważ nie wiemy, nie mamy punktu odniesienia. Nie możemy niczego zmierzyć. Dopiero standaryzacja pozwala w mierzalny sposób zweryfikować efekt naszej pracy. Posłużę się tutaj prostym przykładem, aby to zobrazować. Nawigacja. Jest mi potrzebna, aby dojechać do Katowic z Wrocławie. Pokonywałem tę trasę już kilka razy, za każdym razem jadę tak samo i zajmuje mi to około 2 godzin. Okazało się, że mój kolega, bardziej doświadczony kierowca zna lepsze opcje na dojazd szybciej. Rozsądnym byłoby posłuchać jego porady i jeździć trasą pokazaną przez niego. Tak ten proces powinien wyglądać w firmach – ciągłe szukanie najlepszych opcji. Przykładowo SIX SIGMA nie podejmuje się w ogóle projektów tak gdzie nie ma standardów. Musi być jakiś punkt odniesienia, początkowy, który można doskonalić. Dlatego to jest niezbędne. Masaki Imai podaje, że jest coś takiego jak SDCA, poza znanym wszystkim PDCA. Skrót SDCA oznacza: standaryzuj, rób, sprawdzaj i działaj. Odnosi się to mocno do schodków KAIZEN. Każdy pionowy schodek to PDCA, ponieważ pozwala nam wejść na  poziom wyżej, a każdy poziomy element schodka, to nasza standaryzacja. „A” w każdym ze skrótów to act, czyli działanie – czyli standaryzacja tego co wypracowaliśmy.

3. Co to jest to PDCA, bo może nie wszyscy wiedzą i jaką rolę w tym cyklu ma standaryzacja?

PDCA, czyli cykl Deminga – PLAN, DO, CHECK, ACT. Standaryzacja w cyklu PDCA powoduje, że zmiany, które wdrożymy potrafimy oprzeć o standardy tak, by nie wypadły z naszej codziennej pracy. Byśmy zawsze robili to w nowy sposób, który jest najlepszym możliwym sposobem. W procesie wchodzimy po schodkach do góry – każdy schodek obrazuje kolejny etap, poziom, z którego nie schodzimy. Niektórzy przedstawiają to na równi pochyłej, po której się wspinamy, a nasze cykle PDCA oraz standardy są jak takie kliny, które nie pozwalają nam zjechać w dół. Zabezpieczają nas przed tym byśmy trzymali się wypracowanych rozwiązań i byli coraz lepsi.

4. Czy można spaść ze schodków, czyli czy można stworzyć gorszy standard?

Oczywiście, że można spaść ze schodków i stworzyć gorszy standard, ale po co to robić? Jeśli mamy punkt wyjścia, punkt obecny i weryfikujemy czy nasza nowa metoda jest lepsza, powinniśmy zastanowić się czy chcemy wybrać coś co jest gorsze.

5. Pewnie nie, ale bardziej chodziło mi o sytuację, w której wydaje nam się, że mamy lepszy pomysł, po wdrożeniu sprawdza się super, ale wdrożony na większym obszarze nie zdaje egzaminu. Co robić z takim źle wdrożonym standardem?

Przede wszystkim znaleźć przyczynę dlaczego tak się stało. Czy na fazie CHECK coś zawiodło, czy nie sprawdziliśmy odpowiednio, czy nasz standard działa w 100%, czy też standard nie jest dostosowany do wszystkich pracowników. To, że według standardów potrafi działać dwóch, czy trzech pracowników, wcale nie oznacza, że wszyscy pracownicy będą to potrafili robić tak samo. Jest coś takiego jak krzywa uczenia się. Każdy z pracowników musi nauczyć się działania według nowych wytycznych i zacząć z nimi pracować. Musimy również audytować – sprawdzać na ile te zmiany się zadziewają.

6. Od czego zacząć standaryzować?

Najlepiej zacząć od tego co nam dobrze znane i powtarzalne. Ponieważ mamy tutaj największe pole do popisu. Znamy te działania i nie musimy się ich uczyć. Tutaj ważne jest, aby przyglądać się temu, naszym działaniom w codziennej pracy, patrzeć na poszczególne kroki jak na proces. On ma jakieś wyjścia, wejścia, jest jakiś główny cel, ktoś jest jego właścicielem, mamy sekwencje wykonywania i wskaźniki. W ten sposób możemy do każdego procesu próbować standaryzować rozwiązania. Dobrym przykładu standardu jest instrukcja do złożenia na przykład mebla. Sukces złożenia prawidłowo szafy będzie zależny od tego jak dobra i jasne będzie ta instrukcja. Standard powinien być najlepszą, powtarzalną metodą. Innymi słowy, każdy powinien stworzyć ten sam mebel na podstawie tej instrukcji.

Oceń ten artykuł:

Średnia ocen artykułu: 5 / 5. Liczba ocen: 3

Brak ocen tego artykułu! Bądź pierwszym oceniającym.

Inne artykuły

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Newsletter

Zapisz się do naszego newslettera!

Newsletter

Zapisz się do naszego newslettera!