Efektywne i skutecznie działające procesy biurowe, czyli słów kilka o Lean Office

Słoneczne, piątkowe popołudnie… styczeń… pierwsza wizyta konsultanta Lean w jednym z biur średniej wielkości firmy usługowej. Właściciel jest raczej sceptycznie nastawiony do jakichkolwiek zmian czy optymalizacji. Uważa, że procesy w jego biurach działają bardzo dobrze, i szkoda byłoby coś zepsuć. Przecież w jego firmie nie ma miejsca na marnotrawstwo, po co mu więc podejście Lean?
Share on facebook
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp

Podczas rozmowy z właścicielem pada pytanie:

Mija sekunda, może dwie… po czym rozlega się pukanie do drzwi. Wchodzi pracownik:

Właściciel niespokojnie spojrzał na konsultanta, po czym dodał:

Pewnie, zdarza się, nawet dość często… pomyślał konsultant. Pod warunkiem, że to coś miało swoje zaplanowane miejsce do odłożenia.

Nie wracając już do tematu szukania, jak się okazała na niecałe dwie minuty, rozmówcy kontynuują dyskusję o marnotrawstwie, gdy nagle… ktoś puka do drzwi. Wchodzi tym razem inny pracownik:

Szef drapie się po głowie, po czym odpowiada:

Analogiczna sytuacja powtórzyła się jeszcze kilkakrotnie podczas tej rozmowy. Na koniec właściciel firmy podziękował konsultantowi, że ten uświadomił mu jak dużo czasu marnują jego pracownicy. Okazało się bowiem, że nie tylko szukanie jest problemem w jego biurach. Krótki spacer z konsultantem pokazał, jak wiele zbędnych rzeczy znajduje się w firmie. Szef zaś zdał sobie sprawę, że płaci pracownikom nie tylko za wykonywanie właściwej pracy, ale i za szukanie, utrzymywanie w czystości urządzeń, z których nikt nie korzysta, czy oczekiwanie na coś…

Lean office czyli lean w biurze i usługach

Środowisko biurowe, niezależnie od tego czy stanowi odrębną działalność gospodarczą, czy też jest częścią organizacji produkcyjnej, czy usługowej, jest często traktowane po macoszemu. Nie dostrzegamy potrzeby doskonalenia procesów biurowych, uważając, że są one niejednorodne, i powinny cechować się elastycznością. Często bowiem służą realizacji innych, ważnych dla organizacji celów. To jednak nie jest prawdą. Procesy biurowe, nawet jeżeli nie są trzonem działalności firmy, aby działały efektywnie i skutecznie wspierały realizację celów, muszą być odpowiednio zaplanowane, uporządkowane, nadzorowane… innymi słowy musimy nad nimi panować, musimy o nie dbać.

Czy można zaprojektować efektywne i skutecznie działające procesy biurowe? Oczywiście, że można. Warto w tym celu skorzystać z podejścia Lean dedykowanego procesom biurowym, czyli Lean Office. Koncepcja Lean, nazywana szczupłym zarządzaniem skupia się eliminowaniu marnotrawstwa, czyli wszystkiego tego, za co klient nie chciałby zapłacić, gdyby wiedział, że jest realizowane.

Co jest marnotrawstwem w usługach?

To tylko kilka przykładów niegospodarności, zużywania bez pożytku, bez potrzeby czegoś w biurach, realizowania czynności zbędnych. Najgorzej bowiem jest robić najlepiej coś, czego nie trzeba robić wcale.

Co możemy zrobić, żeby marnotrawstwa w biurach było jak najmniej?

Korzystając z bogatej „skrzynki narzędziowej” Lean Office możemy posłużyć się:

I oczywiście doskonalić w duchu Kaizen, małymi krokami, korzystając z wiedzy i pomysłów wszystkich osób pracujących w biurach. Pamiętając, że nie jest ważne jak wolno idziemy, ważne jest, żebyśmy się nie zatrzymywali …oraz o tym, że ryba psuje się od głowy, a w szczupłych biurach mądre przywództwo jest na wagę złota.

Oceń ten artykuł:

Średnia ocen artykułu: 0 / 5. Liczba ocen: 0

Brak ocen tego artykułu! Bądź pierwszym oceniającym.

Inne artykuły

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Newsletter

Zapisz się do naszego newslettera!

Newsletter

Zapisz się do naszego newslettera!