Niebieska czy czerwona pigułka?
Okresowa ocena procesów produkcyjnych, jest tak samo potrzebna jak okresowa wizyta u lekarza, ocena pracownika i czy kontrola samochodu w stacji diagnostycznej. Od czasu do czasu trzeba na wszystko spojrzeć z dystansem. Zmierzyć, zbadać i ocenić. Po co? Aby mieć pewność, że wszystkie tryby w układzie funkcjonują prawidłowo i to co otrzymujemy z produkcji jest adekwatne do możliwości, które wcześniej zostały ustalone na podstawie dostępnych danych. Mierzymy więc i monitorujemy wydajność, efektywność i terminowość produkcji. Analizujemy wyniki, przyrównujemy je do starannie dobranych celów i cieszymy się z osiągniętych wyników.
Pięknie! kolejny dzień, tydzień, miesiąc, kwartał, gdzie dowozimy do celu wynik ze sporym naddatkiem. Jesteśmy naprawdę dobrzy, na konto wpływa premia i w zasadzie możemy szykować się na zasłużony urlop….
Czy aby na pewno zasłużony?
Pomiar wydajności procesów w standardowej formule, daje nam pewien obraz kondycji procesu. Można założyć ze całkiem precyzyjny. Za pomocą wskaźników procentowych możemy ocenić wydajność, czyli w pewnym uproszczeniu:
- wykorzystanie zaplanowanego czasu w stosunku do ustalonych norm czasowych
- ilości wyprodukowanych produktów w stosunku do założonej normy
- terminowość produkcji w stosunku do ustalonego terminu
Na pierwszy rzut oka, wydaje się, że mierząc i monitorując proces w taki sposób wszystko jest pod kontrolą a proces, którym zarządzamy jest optymalnie zaprojektowany, jeśli osiągnięty wynik spełnia oczekiwania.
Status quo i święty spokój oraz niekończące się wyzwanie
Pomiar tak liczonej wydajności jest konieczny, nie kwestionuje tutaj potrzeby monitorowania procesów w taki sposób, ponieważ zabezpiecza ona i stabilizuje przepływ produkcji. Jednak, aby zobaczyć co naprawdę jest w „króliczej norze” musimy zbadać proces w inny sposób.
Potencjał produkcji warto ocenić nie tylko na podstawie uzyskanych oficjalnych wyników. Wynik 70% wydajności, powie nam tylko tyle, że w założonym czasie zrealizowaliśmy normę w takim właśnie stopniu. A co, jeśli prawdziwa strata jest dużo większa a potencjał i możliwości procesu są większe?
Aby właściwie ocenić, ile naprawdę możemy „wycisnąć” musimy policzyć, ile w czynnościach operatorów jest wartości a ile marnotrawstwa. Inżynierowie Lean Management wykorzystują w tym celu Badania migawkowe, z których skorzystać może każdy kto zechce dokładniej przyjrzeć się kondycji produkcji.
Zanim opiszę czym jest i jak wykorzystać te narzędzie muszę wprowadzić Was w świat Szczupłego Wytwarzania.
Szczupłe wytwarzanie
W zarządzaniu Lean Management dzielimy pracę na trzy kategorie czynności:
- Które dodają wartości do produktu to jest tych czynności, za które klient jest skłonny zapłacić
- Dodatkowych to jest takich które nie dodają wartości do produktu jednak są niezbędne w trakcie realizacji produkcji
- Które nie dodają wartości, innymi słowy są marnotrawstwem
Do ostatniej grupy zaliczymy przynajmniej siedem różnych kategorii czynności, które możemy znaleźć w procesie. Zaliczymy do nich:
- Nadprodukcję
- Nadmierne Zapasy
- Wykonywanie niepotrzebnych prac, nazywamy tę stratę również nadmiernym przetwarzaniem.
- Błędy jakościowe
- Czekanie
- Chodzenie
- Transport
Brzmi znajomo? Oczywiście! Nie może być inaczej, ponieważ niestety są one mocno zakorzenione w naszych procesach i mają się tam dobrze. W większości polskich firm, nie traktujemy ich z należytą uwagą. Przyczyn ignorancji należy szukać przede wszystkim w braku wiedzy i świadomości co do skutków ich występowania.
Co więc możemy zrobić, aby marnotrawstwo zidentyfikować, policzyć i ostatecznie zredukować lub wyeliminować z procesu? Jak zwiększyć wydajność nie tyle przez „dociskanie” operatorów a raczej przez usunięcie z procesów przyczyn i problemów które zakłócają, hamują i spowalniają procesy?
Najlepsze są proste rozwiązania. Właśnie do takich należą badania migawkowe, które zaliczymy do statystycznych narzędzi pomiaru wykorzystania czasu. Doprecyzowując do pomiaru i analizy wykorzystania czasów dla różnych rodzajów lub typów pracy albo czynności wykonywanych przez pracowników.
Jak przebiegają badania?
Przejdźmy więc do szczegółów. Metoda obserwacji badań migawkowych polega na wyrywkowej obserwacji miejsca pracy lub pracownika. Obserwator w ustalonych momentach- interwałach, najczęściej jednominutowych kontroluje i rejestruje czynności pracownika lub status maszyny. Na podstawie przeprowadzonych badań oblicza się, ile czasu na danym stanowisku zostało przeznaczone na różnego rodzaju czynności a także przyporządkowuje się czynność do jednej z trzech kategorii pracy, o której wspomniałem już wcześniej to jest do czynności dodających wartości, czynności koniecznych do realizacji procesu jednak nie dodających wartości lub do strat.
Badania migawkowe znajdują zastosowanie przy badaniu działań:
- zróżnicowanych i mało powtarzalnych
- w biurach
- w działach obsługi
- w pracowniach specjalistów
- w procesach produkcyjnych dla określenia skuteczności procesów
Badania migawkowe to badania statystyczne, ważne jest więc aby zebrać jak najwięcej danych. W związku z tym zaleca się, aby trwały one minimum jedną zmianę roboczą. To istotne, ponieważ w takim czasie jesteśmy w stanie zaobserwować i zarejestrować szerokie spektrum działań oraz obliczyć wynik na podstawie kilkuset „migawek”.
Badania migawkowe wymagają odpowiedniego przygotowania, które możemy podzielić na kilka etapów. Dobre i solidne przygotowanie warte jest poświęconego czasu i wysiłku, unikniemy bowiem sytuacji i błędów które mogłyby zaburzyć badania lub sam wynik obserwacji. Zamknięty i pełny cykl Badań migawkowych możemy zamknąć w pięciu fazach.
- Faza 1: Przygotowanie do badania
- Faza 2: Planowanie i organizacja badania
- Faza 3: Przeprowadzenie próbkowania
- Faza 4: Opracowanie wyników
- Faza 5: Planowanie dalszego wykorzystania próbkowania pracy
Każda z pięciu faz to pewien proces, przyjrzyjmy się najciekawszej z nich.
Faza 2. Planowanie i organizacja badania
To krytyczny etap, ponieważ opracowujemy klasyfikację kategorii aktywności, które będą badane. Określamy przedmiot badania, na przykład grupę maszyn i urządzeń, pracowników wykonujących określone zadanie itp. przygotowujemy formularze próbkowania oraz formularze wyników zbiorczych, określamy liczbę obserwacji, przy której wyniki próbkowania będą miały wymaganą wiarygodność.
Pomocne będzie przygotowanie arkusza, w którym zestawimy czynności których możemy spodziewać się w trakcie badań. Czynności dzielimy na trzy wcześniej wspomniane kategorie.
Kolejnym krokiem fazy 2 jest przygotowanie Arkusza pomiarów, ważne jest, aby był prosty i funkcjonalny, ponieważ będzie w trakcie badań służył nam jako rejestr obserwacji. Arkusz obserwacji możemy zaprojektować w dowolny sposób ważne jest jednak, aby zachować taką architekturę, która spełni trzy kryteria:
- Funkcjonalność
- Ergonomia
- Integralność
To ważne dla naszej wygody, pamiętajmy, że będziemy te arkusze trzymać w ręku przez kilka godzin.
Osobiście korzystam z arkusza, który przedstawiam na zdjęciu poniżej.
Kolory oraz podział i pogrupowanie czynności pomagają w szybkiej identyfikacji komórki, w której musimy oznaczyć zarejestrowane zdarzenie.
Instrukcje jak przeprowadzić badanie migawkowe, jak zapisać wyniki w arkuszu oraz jak obliczyć wynik i wyciągnąć wnioski napiszę w kolejnej części.
Faza 3. Przeprowadzenie próbkowania
Badania migawkowe wymagają …czasu, wiarygodność wyniku uzależniona jest od ilości zarejestrowany zdarzeń lub inaczej mówiąc ilości „złapanych” migawek. Sugeruję, aby planując analizę stanowiska poświęcić na jeden obiekt minimum jedną pełną zmianę produkcyjną. W zależności od organizacji pracy będzie to 4, 6, 8 lub 12 godzin. Obserwacja całego dnia, pozwala dostrzec wiele zdarzeń, które występują w pewnych okresach pracy. Na przykład przed zakończeniem zmiany zauważyć można więcej czynności związanych z porządkowaniem stanowiska pracy lub po prostu mocnym rozluźnieniem wśród załogi. Początek dnia może charakteryzować się tym, iż część czasu pracownicy poświęcają na szukanie części, narzędzi albo czekają na informację lub plan produkcyjny.
Podsumowując, obserwacja tylko wybranej części dnia można oddać nieprawdziwy obraz pracy, niewłaściwe wnioski a następnie podjęte zostaną niewłaściwe działania usprawniające które zaprowadzą nas na manowce i ostatecznie nie uda nam się usprawnić procesów które potencjalnie mogą funkcjonować sprawniej i bardziej wydajnie.
Przed przystąpieniem do badań, zapoznaj się z procesem, który będziesz obserwował. Zrób to dokładnie i rzetelnie, dzięki temu unikniesz błędów i straty czasu na wprowadzanie korekt do arkuszy obserwacyjnych. Przygotowanie do badań na tym etapie polega na obserwacji procesu, wyodrębnieniu wszystkich czynności, które tam występują. Zapisane czynności stworzą listę, którą wykorzystasz do przygotowania formularza badań. W przypadku, kiedy proces jest złożony, rozbudowany z dużą ilością zmiennych, poświęć na takie przygotowania jeden dzień. Przekonasz się, że spokojna obserwacja procesu zwróci się z nawiązką a odkrycie świadomości w stylu „jak mało wiem o moim procesie” jest bezcenna. Po zakończeniu obserwacji, zarejestrowaniu czynności, podziel je na grupy przyporządkowując je do jednej z trzech wcześniej wspomnianych kategorii:
- Grupa A - Czynności, które dodają wartość do produktu
- Grupa B - Czynności, które nie dodają wartości do produktu
- Grupa C- Czynności, które są stratą
Jeśli zarejestrujesz dużą ilość zdarzeń to znaczy więcej niż dwadzieścia to pomyśl nad grupowaniem czynności w „rodziny” to jest czynności podobne do siebie. Przykładem może być:
- Wypełnianie karty produktu
- Wpis produktu do rejestru
- Skanowanie dokumentu do systemu
W tym przypadku możesz stworzyć „rodzinę” którą nazwiesz na przykład „obsługa dokumentacji”
Kiedy już wszystkie czynności opiszesz, podzielisz i zgrupujesz, wpisz je do arkusza w odpowiednim formacie. Czynności z Grupy A umieść z lewej strony arkusza, czynności z grupy B, w środkowej części a arkusze z grupy C z prawej strony. Poniżej przykład. Podział optymalizuje rozmieszczenie czynności a w trakcie badań usprawnia wyszukanie i rejestr kolejnych zdarzeń w odpowiednim miejscu.
Przygotowanie rejestru jest czasochłonne, warto jednak poświęcić czas aby usprawnić proces badania. Jeśli zaryzykujesz i rozpoczniesz zbieranie danych bez przygotowanego formularza, szybko zauważysz że dużo czasu stracisz na poprawne dokumentu co z kolei wpłynie negatywnie na jakość badania.
O czym należy pamiętać przed przystąpieniem do badania migawkowego?
Przed przystąpieniem do badań, porozmawiaj z pracownikami których będziesz obserwował, dla niektórych operatorów będzie to duży stres. Wytłumacz, co będziesz robił i dlaczego, jak długo będzie trwało badanie. Poproś, aby pracowali w normalnym tempie, rytmie i zgodnie z metodą którą zawsze pracują. Wbrew pozorom obserwacja procesu przez kilka godzin jest dużym wyzwaniem również dla obserwatora, dobrze się więc przygotuj, mentalnie i fizycznie. Czeka Cię ciężka praca.
Dzień przed badaniem przygotuj stoper, formularze i wygodną podkładkę pod formularz. Aby skutecznie i komfortowo odmierzać czas, najlepiej użyć stoper który będzie wisiał na sznurku zawieszonym na szyi, dobrym rozwiązaniem jest również telefon komórkowy, jednak trzeba uważać przy przenoszeniu aby nie uległ uszkodzeniu, pamiętaj o baterii, osiem lub dwanaście godzin to zwykle czas znacznie przewyższający czas pracy baterii bez ładowania.
Badanie migawkowe dla audytora zaczyna się 15 minut przed rozpoczęciem zmiany produkcyjnej. Zamelduj się na stanowisku pracy jeszcze przed operatorem, upewnij się że wszystko jest przygotowane i nic nie zakłóci przebiegu pracy i badań. Przywitaj się z załogą, przypomnij dlaczego tam jesteś… i rozpocznij badanie.
Jak przebiega badanie migawkowe?
Samo badanie jest proste, obserwujesz co robi operator i dokładnie co sześćdziesiąt sekund, robisz tak jakby stop klatkę i rejestrujesz co dokładnie w danym momencie w tej sześćdziesiątej sekundzie robi operator. Jeśli idzie to rejestrujesz chodzenie, jeśli czeka to rejestrujesz czekanie, jeśli montuje element rejestrujesz montaż. Rejestr jest prosty w odpowiedniej rubryce w odpowiednim wierszu zaznacz kreskę lub jedynkę. Po upływie kolejnej minuty, powtarzasz czynność obserwujesz, rejestrujesz i znów czekasz aż stoper wyznaczy kolejną minutę……
Zapis wygląda tak:
Operatorzy w czasie pracy mogą opuszczać stanowisko produkcyjne. W czasie badań migawkowych jesteś cieniem operatora idziesz za nim wszędzie…no prawie wszędzie. Toaletę możesz odpuścić.
Przerwy regulaminowe możesz pominąć, wszystkie zebranie zaplanowane i niezapowiedziane rejestrujesz, czas awarii, przestojów, rozmowy z szefem, kontrolą jakości, panią z działu personalnego, rejestrujesz. Interesują Cię wszystkie zdarzenia, Pamiętaj, w badaniach migawkowych nie interesuje nas prędkość pracy operatora a podział prac w trakcie dnia.
Po zakończeniu rejestru, po ośmiu godzinach pracy będziesz miał w ręku potężną bazę danych, jednak, aby mieć z niej pożytek musisz te dane w odpowiedni sposób uporządkować, zestawić, przeanalizować i wyciągnąć wnioski.
Baza danych w badaniach migawkowych, to dla kogoś kto pierwszy raz ją zobaczy, będzie długim zestawem jedynek lub kresek przyporządkowanych do jednej z wielu kolumn oznaczonych jednym z trzech kolorów. Tak to w rzeczywistości wygląda. Jednak dla inżyniera czy specjalisty, to potężna dawka informacji, którą potrzeba w odpowiedni sposób, najpierw poukładać, następnie odczytać, odkodować, przeanalizować i na koniec wyciągnąć wnioski, które pozwolą zrozumieć na czym tak naprawdę polega praca operatora. Zatem, do dzieła!
Faza 4. Opracowywanie wyników
Formalnie zacznij od zebrania i poukładania arkuszy z wynikami. Jeśli badania wykonywali inni pracownicy, to zbierz formularze, sprawdź kompletność, zwróć uwagę czy są czytelne i jednoznaczne. Nie powinieneś mieć w trakcie analizy żadnych wątpliwości co wiarygodności wyników.
Wszystkie dane które zbierzesz, możesz teraz wpisać do arkuszy zbiorczych w taki sposób, aby można obliczyć ilość zdarzeń dla poszczególnych kategorii oraz całkowitej ilości wszystkich zdarzeń. Spójrz na zdjęcie poniżej, chodzi dokładnie o taki zapis. Jeśli zbierałeś w trakcie badań dane do papierowego formularza, musisz teraz przepisać wyniki do arkusza kalkulacyjnego. Po wpisaniu danych cząstkowych, ponad opisem kategorii zdarzeń, arkusz kalkulacyjny zsumuje w odpowiedniej komórce ilość zdarzeń dla całej kolumny. Po prawej stronie tabeli z zestawieniem, znajdziesz sumę wszystkich zdarzeń podzieloną na trzy główne kategorie. Grupy czynności dla lepszej wizualizacji oznaczone odpowiednim kolorem. Dla przypomnienia, zielony kolor to czynności, które dodają wartości do produktu. Żółte czynności to te które nie dodają wartości, lecz są niezbędne i czerwony kolor, który zarezerwowany jest dla marnotrawstwa.
Jeśli zdecydujesz się skorzystać z arkusza kalkulacyjnego dostrzeżesz wiele benefitów. Jednym z nich jest możliwość szybkich obliczeń i prezentacja wyników na wiele różnych sposobów. Po uporządkowaniu danych możesz przystąpić do analizy wyników. Jedną z podstawowych jest analiza procentowa, która wskaże, ile czasu operator poświęca na różnego rodzaju czynności. Przykład poniżej wskazuje, iż w trakcie badań zarejestrowano 412 zdarzeń z czego 248 to czynności z grupy zielonej co procentowo oddaje nam wynik 58,9%. Zdarzenia z kategorii żółtej, to 110 zdarzeń, co daje wynik 26,1% i na koniec 63 zdarzenia z grupy czerwonej które dają nam 15% dostępnego czasu pracy, które sklasyfikujemy jako marnotrawstwo.
Dane z tabeli możemy przedstawić w formie wykresów, jednym z nich jest wykres kołowy, który bardzo czytelnie wizualizuje wyniki procentowe. Przedstawia on kondycję procesu i daje podstawę do podjęcia działań.
Kolejnym dobrym przykładem jest wizualizacja czynności na przykład w formie wykresów słupkowych.
Odczytasz z nich szczegółowo jakie konkretnie czynności charakteryzują proces i wypełniają czas operatora. Sam zdecydujesz czy są to operacje, które powinien wykonywać.
Faza 5. Planowanie dalszego wykorzystania próbkowania pracy
Częścią analizy jest wyciąganie wniosków. To co zobaczysz na wykresach czy w tabelach, może spowodować, że zdecydujesz się podjąć działania, które zmienią strukturę pracy. Dobrze jednak przemyśl przyszłe kroki, nie ukrywaj wyników głęboko w szufladzie biurka, Przedstaw wyniki operatorom, aby przedyskutować z nimi wyniki i lepiej zrozumieć proces, który obserwowałeś. Same liczby mogą dać niepełny obraz a na pewno nie pozwolą na zrozumienie przyczyn. Możesz się zastanawiać, kiedy wynik jest dobry, a kiedy może niepokoić. Niestety nie ma jednej prawidłowej odpowiedzi. Dla jednego procesu 15% marnotrawstwa będzie niedopuszczalną stratą a dla innego 30 % będzie akceptowalnym wynikiem. Można jednak z pewnością powiedzieć, że lepiej wiedzieć niż nie wiedzieć jaka jest kondycja procesu niż zarządzać procesem, który marnuje potencjał firmy i pracowników.
Masz do dyspozycji fantastyczne narzędzie. Działaj. Powodzenia!
3 odpowiedzi
Hej. Chciałem dać 5 gwiazdek za mega dobry artykuł ale wyskakuje mi inwalid token
Hej. Wtyczka do oceny została naprawiona, więc teraz spokojnie można dać 5/5 😉
Narzędzie super. Co bym zmienił to jedynie przygotowanie do badania. Ciężko jest przewidzieć wszystkie czynności jakie będą wykonywane na stanowisku pracy, dlatego listę czynności tworzyłbym na bieżąco, a klasyfikację na zielony/zolty/czerwony określił przy opracowywaniu wyników.