Jak definiujemy proces?
Po pozytywnym przejściu przez proces produkcyjny nowy pracownik zostaje wdrożony w nową rolę w organizacji. W większości przypadków polega to na przedstawieniu po raz kolejny, ale już bardziej szczegółowo, listy zadań do wykonania. Dodatkowo dostajemy odpowiednie narzędzia i … do dzieła. To koniec procesu szkoleniowego. Teraz zaczyna się praca. I najczęściej kończy mowa o “procesach”.
W rzeczywistości nasze obowiązki wynikają bezpośrednio z tego w jakich procesach wewnątrz organizacji bierzemy czynny udział. Możemy być ich uczestnikami lub właścicielami. Procesy to nic innego jak połączone ze sobą elementy (kroki), które są ułożone w odpowiedniej kolejności i mają określone cele. By nimi zarządzać, należy określić odpowiednie wskaźniki, które pozwolą nam sprawdzić, czy efekty pokrywają się z oczekiwaniami.
Przykładowo proces rekrutacyjny ma na celu zatrudnienie pracownika spełniającego określone kwalifikacje za określone wynagrodzenie. Właścicielem takiego procesu może być Manager Działu Personalnego, a uczestnikiem i głównym odpowiedzialnym za realizację zadań Rekruter. Miernikami może być zatem to, w jakim stopniu nowy pracownik spełnia podane wymagania oraz czas trwania poszukiwań.
Proces ten posiada dojść widoczny początek i koniec. Zaczyna się w momencie przekazania do działu personalnego zapotrzebowania na zatrudnienie nowej osoby. Jest to wejście do procesu rekrutacyjnego. Wyjściem będzie “zatrudniony pracownik”.
W jaki sposób zapisać proces?
Rozwiązaniem jest mapowanie procesów. Jest to graficzne przedstawienie procesów – ich poszczególnych elementów oraz zależności między nimi.
Pierwszym i podstawowym celem mapowania jest przedstawienie realnych procesów w takiej formie, w jakiej rzeczywiście funkcjonują w przedsiębiorstwie. W przeciwnym razie jest to tylko dokument, który nie wnosi żadnej wartości do organizacji.
Można to zrobić na wiele sposób. Najbardziej popularne narzędzia i metody mapowania procesów to:
- Diagram żółwia
- Value Stream Mapping
- SIPOC
- Schemat blokowy (flow chart)
- Macierz odpowiedzialności RA(S)CI
- Diagram swimlane
Każda z powyższych metod pozwoli opisać dowolny proces. Nie ma wśród nich najlepszej metody. Dobór narzędzia powinien być uzależniony sytuacją, danymi jakie potrzebujemy pozyskać oraz wiedzą i doświadczeniem jakie posiadamy.
SIPOC
Narzędziem, od którego można rozpocząć swoją przygodę z mapowaniem jest SIPOC. To akronim od słów:
- Supplier - czyli dostawca to osoba lub organizacja , która dostarcza wejście do danego kroku,
- Input - wejściem operacji może być informacja, dokument, zasób, surowiec,
- Process - krok procesu, operacja która przekształca wejścia w wyjścia; może być to działanie lub decyzja,
- Output - wyjście to element, półprodukt, dokument lub inna dana, która powstaje poprzez realizacją danego kroku,
- Customer - klient wewnętrzny lub zewnętrzny danego kroku.
Używając tej metody tworzymy diagram lub tabelę, która pozwala nam na opisanie kolejnych etapów w środkowej kolumnie “Process”. Do każdego kroku przypisujemy wejście – z lewej, oraz wyjście – z prawej. Analizujemy także kto jest dostawcą danych do danego etapu i kto jest klientem danej operacji.
Korzyści z mapowania procesów
Mapowanie, z użyciem SIPOC czy dowolnej innej metody, dostarcza nam jasnej informacji o tym jak przebiega dany proces. Jest to forma czytelnego ustandaryzowania postępowania i punkt wyjścia do wielu działań.
Procesy opisane w ten sposób można łatwo zmieniać lub kopiować. Dzięki mapom wiemy kto jest odpowiedzialny za poszczególne kroki i jakich danych wyjściowym należy oczekiwać. Przypisanie wskaźników do całego procesu i zarządzanie nim jest o wiele prostsze. Prowadzenie szkoleń dla nowych pracowników jest o wiele skuteczniejsze, ponieważ od samego początku są oni świadomi w jakich procesach uczestniczą i jakich klientów – wewnętrznych i zewnętrznych obsługują.
Graficzne przedstawienie procesu jest bardzo często używane także do rozwiązywania problemów. Dzięki rozpisaniu w ten sposób całości działań możemy lepiej zrozumieć powiązania pomiędzy poszczególnymi krokami procesu i zawęzić obszar poszukiwania potencjalnych przyczyn problemu.
Mapowanie procesów jest także kluczowe dla ich doskonalenia, ponieważ pozwala na łatwe przemodelowanie schematu postępowania bez obawy pominięcia kluczowych kroków. Optymalizacja może polegać także na eliminowaniu pewnych operacji, które nie przynoszą wartości dla klienta.
