Podczas rozmowy z właścicielem pada pytanie:
- Jak często i czego najczęściej szukają Pana pracownicy?
- Hmmmmm. W zasadzie to u nas wszystko jest tak uporządkowane, że niczego nie szukamy.
Mija sekunda, może dwie… po czym rozlega się pukanie do drzwi. Wchodzi pracownik:
- Szefie, gdzie mogą być te druki, które wczoraj przyszły z drukarni? Nie możemy ich znaleźć.
- Hmmm… poszukajcie w biurze u Jacka, może leżą pod oknem na szafce.
Właściciel niespokojnie spojrzał na konsultanta, po czym dodał:
- Sporadycznie zdarza się, że coś nie zostało odłożone na miejsce….
Pewnie, zdarza się, nawet dość często… pomyślał konsultant. Pod warunkiem, że to coś miało swoje zaplanowane miejsce do odłożenia.
Nie wracając już do tematu szukania, jak się okazała na niecałe dwie minuty, rozmówcy kontynuują dyskusję o marnotrawstwie, gdy nagle… ktoś puka do drzwi. Wchodzi tym razem inny pracownik:
- Szefie, gdzie jest teczka z dokumentami firmy, od wczoraj nie możemy jej znaleźć?
Szef drapie się po głowie, po czym odpowiada:
- Poszukajcie u Teresy na biurku. Nie przyszła dzisiaj do pracy, bo poszła do lekarza, może gdzieś u siebie zostawiła…
Analogiczna sytuacja powtórzyła się jeszcze kilkakrotnie podczas tej rozmowy. Na koniec właściciel firmy podziękował konsultantowi, że ten uświadomił mu jak dużo czasu marnują jego pracownicy. Okazało się bowiem, że nie tylko szukanie jest problemem w jego biurach. Krótki spacer z konsultantem pokazał, jak wiele zbędnych rzeczy znajduje się w firmie. Szef zaś zdał sobie sprawę, że płaci pracownikom nie tylko za wykonywanie właściwej pracy, ale i za szukanie, utrzymywanie w czystości urządzeń, z których nikt nie korzysta, czy oczekiwanie na coś…
Lean office czyli lean w biurze i usługach
Środowisko biurowe, niezależnie od tego czy stanowi odrębną działalność gospodarczą, czy też jest częścią organizacji produkcyjnej, czy usługowej, jest często traktowane po macoszemu. Nie dostrzegamy potrzeby doskonalenia procesów biurowych, uważając, że są one niejednorodne, i powinny cechować się elastycznością. Często bowiem służą realizacji innych, ważnych dla organizacji celów. To jednak nie jest prawdą. Procesy biurowe, nawet jeżeli nie są trzonem działalności firmy, aby działały efektywnie i skutecznie wspierały realizację celów, muszą być odpowiednio zaplanowane, uporządkowane, nadzorowane… innymi słowy musimy nad nimi panować, musimy o nie dbać.
Czy można zaprojektować efektywne i skutecznie działające procesy biurowe? Oczywiście, że można. Warto w tym celu skorzystać z podejścia Lean dedykowanego procesom biurowym, czyli Lean Office. Koncepcja Lean, nazywana szczupłym zarządzaniem skupia się eliminowaniu marnotrawstwa, czyli wszystkiego tego, za co klient nie chciałby zapłacić, gdyby wiedział, że jest realizowane.
Co jest marnotrawstwem w usługach?
- Oczekiwanie – na coś, na przykład na zakończenie bez potrzeby zwołanego, lub przedłużającego się spotkania, oczekiwanie na wydruki, na decyzje
- Zbędny transportowanie – czegoś, czego i tak nie potrzebujemy, niepotrzebne wyjazdy, związane ze brakiem planowania pracy
- Zbędny ruchu – jak wspomniane już wcześniej szukanie czegoś, czy utrzymywanie w czystości rzeczy zbędnych, albo też podążanie ścieżką źle usytułowanych drukarek, lub powtórne liczenie czegoś
- Nadprodukcja – bo niby po co nam tyle kopii raportu, przecież pani Teresa i pani Kasia i tak tego nie czytają
- Nadmierne lub niewłaściwe przetwarzanie – na przykład usuwanie zbędnych newsletterów z poczty elektronicznej, zbyt długie listy dystrybucyjne, czytanie korespondencji, która nas nie dotyczy, a została „hurtowo” rozesłana w biurze
- Nadmierny stan zapasów – i po co kupujemy zakreślacze na zapas, one wysychają, a papier ksero, który składujemy w piwnicy, bo w biurze nie ma miejsca, robi się wilgotny, i zacina w urządzeniach… a nasze archiwum… pęka w szwach, a nie ma czasu go przejrzeć i usunąć zbędnych dokumentów
- Defekty, błędy – zawsze mogą się zdarzyć, ale jeżeli są powtarzalne, to może warto byłoby coś z tym zrobić?
To tylko kilka przykładów niegospodarności, zużywania bez pożytku, bez potrzeby czegoś w biurach, realizowania czynności zbędnych. Najgorzej bowiem jest robić najlepiej coś, czego nie trzeba robić wcale.
Co możemy zrobić, żeby marnotrawstwa w biurach było jak najmniej?
Korzystając z bogatej „skrzynki narzędziowej” Lean Office możemy posłużyć się:
- Mapowaniem strumieni wartości – by zidentyfikować źródła marnotrawstwa oraz wprowadzić przepływ w procesach
- wdrożyć zasadę tak zwanego wyciągania – by nie realizować zadań, na które nie ma zapotrzebowania
- wprowadzić zarządzanie wizualne – by zawsze wszystko było widoczne
- zarządzać stanowiskami pracy zgodnie z metodą 5S – bo rzeczy należy używać, a nie ich szukać
- wprowadzić standaryzację pracy – tam gdzie prace są powtarzalne,
- wprowadzić rozwiązania mające na celu zapobieganie błędom
- zarządzać zadaniami, korzystać z checklist i metody kanban
- zająć się naszym biurowym „parkiem maszynowym”, dbać o urządzenia żeby się nie psuły – wspomoże nas w tym TPM, czyli Total Productive Maintenance
- uczyć się na błędach i systemowo podejść do rozwiązywania problemów – korzystając na przykład z diagramu Ishikawy, metody 5Why, czy też Raportu A3
I oczywiście doskonalić w duchu Kaizen, małymi krokami, korzystając z wiedzy i pomysłów wszystkich osób pracujących w biurach. Pamiętając, że nie jest ważne jak wolno idziemy, ważne jest, żebyśmy się nie zatrzymywali …oraz o tym, że ryba psuje się od głowy, a w szczupłych biurach mądre przywództwo jest na wagę złota.
