Poszukiwanie sposobów obniżenia kosztów może być obecnie łatwiejsze i szybsze niż próba zwiększenia sprzedaży. Jak to się mówi:
Grosz zaoszczędzony to grosz zarobiony
Oto kilka sposobów jak zaoszczędzić pieniądze firmy:
1. Przejrzyj wszystkie umowy
Często w firmach przyzwyczailiśmy się, że dokonujemy zamówień u jakiegoś dostawcy przez dłuższy okres czasu. Często są miesiące a nawet lata. To dobry czas aby przyjrzeć się temu, czy cena która była korzystna kiedyś, jest ceną adekwatną w bieżących warunków rynkowych.
Zastanów się, może warto renegocjować umowę bądź zmienić dostawcę towarów czy usług. Dobrym przykładem są tutaj usługi teleinformatyczne, koszty stałe i prowizje dotyczące transakcji na terminalach płatniczych. Ceny uległy znacznemu obniżeniu w ostatnich latach.
Warto zrobić rozeznanie i sprawdzić czy ceny, które płacisz, są cenami rynkowymi.
2. Negocjuj zanim podpiszesz umowę
Może to obejmować umowy leasingu, dostawcę internetu, usługi gastronomiczne lub oprogramowanie. Zbieraj oferty a następnie negocjuj! Nigdy nie podejmuj decyzji po otrzymaniu pierwszej oferty. Bardzo często bank który prowadzi Twój rachunek, nie zawsze oferuje najlepszą ofertę leasingu czy kredytu.
Zastanów się, z jakich usług i produktów korzysta Twoja firma i jak najlepiej negocjować z dostawcami aby dostać lepszą cenę. Przemyśl różne scenariusze. Może dłuższa umowa, inne warunki finansowania.
3. Ogranicz koszty finansowe
Koszty prowadzenia rachunków bankowych, obsługi umów kredytowych, przewalutowania. Jak w punkcie wyżej – sprawdź jakie warunki oferuje Twój bank a jakie oferty są na rynku. Może obecny bank obniży bądź zrezygnuje z niektórych opłat. Jeżeli jesteś małym podmiotem – sprawdzaj promocje, dużym – negocjuj!
4. Koszty biurowe
Jeżeli właśnie nadszedł czas na wymianę sprzętu biurowego, sprawdź czy lepiej kupić nowy sprzęt czy raczej korzystać z leasingu i nie martwić się o serwis, naprawy, gwarancje i bieżącą płynność finansową.
5. Usługi zewnętrzne czy własna kadra
Przeanalizuj jakie koszty prowadzenia działów ponosisz. Jakie masz korzyści z własnego działu księgowego czy kadr. Zobacz jakie ceny outsourcingu usług oferuje rynek. Rozważ też co przemawia za posiadaniem tych działów w strukturach firmy. Może nie musisz mieć własnego księgowego tylko zewnętrzne usługi księgowe.
6. Księgowość dla firmy, a nie firma dla księgowości
Aby podejmować szybkie i racjonalne decyzje śledź wszystkie koszty i wydatki na bieżąco. Z reguły księgowi przygotowują dane do 20-go kolejnego miesiąca. To z punktu widzenia sprawnego zarządzania finansami już historia i niestety często jest zbyt późno aby w porę zareagować. Analizuj dane na bieżąco, obserwuj cash flow codziennie i decyduj co musisz kupić, a z drugiej strony, co trzeba w pierwszej kolejności zapłacić.
7. Negocjuj warunki handlowe z odbiorcami
Sprzedajesz towar, wykonujesz usługę, zawsze warto rozmawiać z kontrahentami o możliwości przedpłaty czy wcześniejszej zapłaty. Zastanów się co jesteś w stanie zaoferować w zamian.
8. Odejdź od tradycyjnego marketingu – dostosuj przekaz do odbiorcy
Życie przeniosło się do sieci. Teraz liczy się szybkość informacji i dostosowanie. Sieć to obecnie najbardziej skuteczny, szybki ale też jeden z najtańszych sposobów aby Klienci dowiedzieli się o naszym istnieniu i o tym co oferujemy. Jeżeli tego nie robiłeś, jest wielu ludzi, którzy chętnie za naprawdę niewielką opłatę przygotują Ci stronę internetową czy poprowadzą Twoje social media. Skuteczny marketing w mediach społecznościowych można przeprowadzić w zaledwie kilka godzin.
9. Rozważ pracę zdalną
Praca zdalna może oznaczać znaczące korzyści ekonomiczne dla firmy. Zmniejszenie kosztów powierzchni biurowej, kosztów energii, mniejszą absencję dzięki większej elastyczności czasu pracy oraz większe zadowolenie pracowników. Warto rozważyć tą opcję jako alternatywę do pracy w biurze i to nie tylko w czasach pandemii.
Technologia pozwala pracodawcy monitorować zadania z każdego miejsca. Sprawdzać, kiedy i jak praca jest wykonywana, nagrywać rozmowy. Praca zdalna nawet przez jeden dzień w tygodniu robi różnicę.
10. Popraw efektywność
Pracownik musi być skuteczny w swojej roli. Jeśli tak nie jest, zastanów się nad jedną z dwóch rzeczy: albo zakończ umowę, albo zainwestuj, aby pomóc mu osiągnąć lepsze wyniki. Zacytuję Dicka Grote’a z Harvard Business Review:
Bez względu na decyzję, na pierwszym miejscu stawiaj interesy firmy. Przez miesiące prawdopodobnie znosiłeś mniej niż gwiazdorską wydajność w nadziei, że sytuacja jakoś się poprawi. Teraz, gdy zbliża się koniec, zrób plan, aby jak najmniej wyrządzić szkody firmie i współpracownikom.
11. Użyj technologii, aby zaoszczędzić na rachunkach
Istnieje kilka rozwiązań technologicznych pozwalających zaoszczędzić pieniądze. Oszczędzanie energii – korzystaj z programowalnych termostatów pomoże to obniżyć koszty ogrzewania. Małe ale stałe koszty, są doskonałą okazją do długoterminowego oszczędzania pieniędzy.
12. Sprawdź konferencje i inne wydarzenia
Zgłaszaj się, aby przeprowadzić prezentację podczas wydarzeń branżowych. To jeden z najtańszych kosztów pozyskania klientów i zbudowania przyszłych relacji biznesowych.
Wystąpienie to świetny sposób na budowanie marki przy niskich kosztach. Zastanów się, jak uzyskać z tego maksymalną wartość, nagrywając swoją przemowę i oferując ją użytkownikom witryny. Jeśli jesteś nowy w branży, zaoferuj wygłaszanie przemówień za darmo i obserwuj nadchodzące wydarzenia branżowe.
13. Dokumentacja cyfrowa
Oprogramowanie może tworzyć nieskończone ilości dokumentów cyfrowych przy minimalnych kosztach. Jedną z korzyści jest to, że nie potrzebujesz miejsca do przechowywania i archiwizacji dokumentów cyfrowych. Przede wszystkim możesz je łatwo i szybko analizować, wyszukiwać i porządkować.
14. Wynajmij przestrzeń, której nie potrzebujesz
Powierzchnie biurowe to znaczny koszt dla firm. Więc wykorzystaj je w pełni. Świetnym sposobem na obniżenie kosztów jest posiadanie wielofunkcyjnych pokoi. W połączeniu z pracą zdalną daje możliwość aby kilka osób rotacyjnie korzystało z jednego biurka.
Sprawdź także współdzielenie przestrzeni roboczej z innymi firmami, pracując w przestrzeni coworkingowej. Jeśli niezbyt często korzystasz z sali konferencyjnej wynajmij ją albo wykorzystaj inaczej.
15. Użyj interaktywnych kalendarzy
Sprawdzanie dostępności współpracowników wymaga czasu. Aby temu zaradzić, po prostu udostępnij i otwórz kalendarze.
Wtedy wszyscy zobaczą, kiedy jest dobry czas na spotkanie lub połączenie. Pomoże to również menedżerom zrównoważyć obciążenie pracą ich zespołów. Ta poprawa wydajności ogólnie obniży koszty działalności.
16. Ogranicz wydatki pośrednie
Typowe koszty pośrednie obejmują między innymi usługi prawne, marketingowe, HR, IT, podróże, usługi komunalne, usługi porządkowe, konserwację, naprawy i artykuły biurowe, które muszą być dokonywane w miarę regularnie i mają znaczny wpływ na koszty ogólne działalności.
Policz te koszty i zobacz jaką stanowią wartość i wpływ na koszty firmy.
Specjaliści do spraw zakupów pomogą Ci znaleźć oszczędności. Na poziomie indywidualnym zautomatyzuj to, co możesz i zachowaj ostrożność w przypadku nadmiernego zużycia zarówno materiałów, jak i usług, których nie potrzebujesz.
17. Oszczędzaj na podróżach
Na pewno już teraz zdałeś sobie sprawę, że nie musisz być wszędzie osobiście, zamiast tego prowadź telekonferencje, spotkania przez czat wideo i inne nowoczesne technologie.
Klienci docenią to, że szanujesz ich czas, a oboje zaoszczędzicie pieniądze.
Cięcie kosztów jest ważną częścią prowadzenia skutecznego biznesu. Nie postrzegaj tego jedynie jako ćwiczenia polegającego na ograniczeniu kosztów tu i teraz i wydarzenia jednorazowego związanego z trudną sytuacją. Wiele z tych pomysłów na obniżenie kosztów będzie miało pozytywne skutki długofalowe. Jest to proces ciągły i lepiej jeżeli zmiany są ewolucyjne niż rewolucyjne aby przez przypadek „nie wylać dziecka z kąpielą”.
