Niestety, staje się to powili niemożliwe. Receptą na tę dolegliwość jest zmiana podejścia do tego, co robimy, poprzez upraszczanie, eliminowanie tego, co zbędne… W tym i marnotrawstwa, generowanego w życiu prywatnym oraz zawodowym. Żeby jednak rozpocząć, tę wcale niełatwą ścieżkę zmian, musimy zrozumieć, czym jest marnotrawstwo i gdzie szukać jego źródeł w swoim życiu.
Nie marnuj
Marnotrawstwo to rozrzutność, niegospodarność, zużywanie bez pożytku. To także szastanie, szafowanie czymś, nieoszczędność, niewykorzystywanie należycie tego, co posiadamy. Marnotrawstwo to również narażanie na straty. Marnotrawienie jest działaniem nieekonomicznym, polegającym na nieuzasadnionym wydatkowaniu zasobów.
Marnotrawstwo występuje wszędzie i bardzo często jest skutkiem krótkowzroczności w planowaniu zadań i zasobów.
Zarządzanie marnotrawstwem
Co zatem możemy zakwalifikować, jako marnotrawstwo? Jak zdefiniować rodzaje marnotrawstwa? I wreszcie, gdzie szukać źródeł niegospodarności?
Może sięgając do dobrodziejstw nauki, a ściślej do nauk o zarządzaniu? Znajdziemy tam koncepcję szczupłego zarządzania, nazywaną potocznie „Lean”. Lean skupia się właśnie na identyfikowaniu oraz minimalizowaniu marnotrawstwa w procesach, co wpływa na poprawę efektywności działania całej organizacji.
W ramach podejścia Lean identyfikuje się kilka podstawowych rodzajów marnotrawstwa, w tym: nadprodukcję, oczekiwanie, zbędny transport i przewóz, nadmierne lub niewłaściwe przetwarzanie, nadmierny stan zapasów, zbędny ruch, jak również wszelkie, powstające w ramach działalności organizacji defekty, czy braki.
Czy nasze życie, aż tak różni się od życia organizacji? Pod pewnymi względami tak, ale w kwestii generowania marnotrawstwa, jesteśmy niestety bardzo podobni.
Nadprodukcja
Każdy przejaw marnotrawienia w naszym życiu zabiera nam cenny czas, nasz jedyny nieodnawialny zasób. Co zatem zżera nam najwięcej czasu?
Z pewnością robienie czegoś, czego robić nie powinniśmy wcale. Czynności takie możemy zakwalifikować, jako nadprodukcję. Ale nadprodukcją będzie też przygotowywanie zbyt dużej ilości jedzenia – warto o tym pamiętać szczególnie przed świętami. Do nadprodukcji zakwalifikować możemy również realizowanie zadań z góry, bo może ktoś tego od nas oczekiwać… może, ale nie musi….
Nadprodukcja to także tworzenie danych i informacji, które niczemu nie służą, nic się nimi w dalszej części naszego życia nie dzieje. Może to być na przykład robienie zdjęć, kręcenie filmików z różnych wydarzeń… które pozostają tylko w naszych smartfonach i nigdy ich nie przeglądamy. Czy nie jest więc lepiej wczuć się w atmosferę wydarzenia, niż cały czas poświęcić na filmowanie, skupiając się na tym, żeby nie ruszać zbytnio ręką, mieć obiekt filmowania zawsze w kadrze… a samo wydarzenie? Cóż… było, minęło. Film jest w archiwum i tyle.
Marnotrawstwem, które można zakwalifikować, jako nadprodukcję, ale też i jako nadmierne przetwarzanie jest perfekcjonizm. Pamiętajcie o zdrowym rozsądku. Po co spędzać połowę dnia na formatowaniu tabeli, dobieraniu czcionek, kolorów… jeżeli wiemy, że jej odbiorca przeczyta tylko kwotę wynikająca z podsumowania. Zajmie mu to trzy sekundy i zamknie plik.
Eliminuj zbędne
Jeżeli już jesteśmy przy nadmiernym lub niewłaściwym przetwarzaniu, to uważajcie na zakupach. Kupowanie rzeczy, których nie potrzebujemy, nigdy nie wykorzystamy, ale są w promocji, z pewnością jest niewłaściwym przetwarzaniem, ale i poniekąd nadprodukcją, skutkującą nadmiernym stanem zapasów w naszym domu. Nadmierne lub niewłaściwe przetwarzanie to podejmowanie wszystkich zbędnych lub nieuzasadnionych kroków; to wysiłek, materiały, czas, włożone w wykonywanie czynności, które nie dodają wartości naszemu życiu.
Jakie jeszcze zbędne czynności wykonujemy w życiu? Na pewno niepotrzebne jest denerwowanie się na coś, na co nie mamy wpływu. Jak ponoć mawiał Hemingway, ‘denerwować się, to mścić się na własnym zdrowiu, za głupotę drugiego człowieka’. Czego jeszcze unikać? Pisania zbyt długi pism, e-mali, smsów – może lepiej, szybciej, krócej byłoby zadzwonić i wyjaśnić sprawę.
Nadmiernym i, z pewnością, niewłaściwym przetwarzaniem jest również zarządzanie nadmiarem rzeczy, chaosem… bo jaki sens ma poświęcanie czasu i środków na utrzymywanie w czystości czegoś, czego w ogóle nie potrzebujemy? Nie spieszcie się też z przygotowywaniem jedzenia, żeby nie tracić czasu na odgrzewanie. A jak na tym cierpi jego jakość. Wypiszcie się z newsletterów, których nie czytacie, zamiast tracić czas na ich usuwanie. No i plotkowanie… to na pewno niewłaściwe przetwarzanie.
Nie oczekuj
A co jeżeli plotkowanie nas wciągnie bez reszty i zapomnimy o świecie? To wtedy na pewno gdzieś się spóźnimy, i ktoś będzie musiał na nas czekać. A oczekiwanie jest jednym z najczęściej identyfikowanych i chyba najbardziej irytujących rodzajów marnotrawstwa.
Czekamy na ludzi, decyzje, środki transportu, wizytę u lekarza. Czekamy, aż wreszcie skończy się zwołane rutynowo, ale bez sensu, zebranie w pracy. Ileż razy spotykamy się z kimś, bo wypada, a później czekamy, kiedy ta osoba już sobie wreszcie pójdzie… Czekamy na uruchomienie się komputera, 5 minut każdego dnia – przeliczcie ile to minut w skali roku. Ale i tak dalej sobie tłumaczymy, że nie mamy czasu go zaktualizować, przeinstalować. A co z wyjazdem na zakupy w godzinach szczytu…?
Nie dawajcie przyzwolenia na spóźnianie się innych, bo marnują wasz czas, ale też i… sami się nie spóźniajcie. Dajcie dobry przykład.
Jeżeli już jesteśmy przy godzinach szczytu, to lepiej z pewnych wyjazdów w ogóle zrezygnować. Ograniczycie zbędny transport i przewóz. Krótkie trasy lepiej i zdrowiej będzie załatwić używając własnych stóp. Zamiast „wyskakiwać” samochodem z pracy na obiad, pomyśl o przygotowaniu czegoś w domu i zabraniu ze sobą. Jeżeli już musisz odstać swoje w korkach, to poświęćmy ten czas na wielozadaniowość. Może jakiś ciekawy audiobook? A może, zamiast się denerwować na korki, wystarczy po prostu pośpiewać, rozluźnić się, odreagować w samochodzie… albo, pójść pieszo.
Ruch to zdrowie
Spacery i przemieszczanie się piechotą wyjdzie nam tylko na zdrowie, i z pewnością nie będzie zbędnym ruchem. Ale zbędnym ruchem będzie już szukanie czegoś w bałaganie, sprzątanie i utrzymywanie w czystości zbędnych rzeczy, czyszczenie zbędnych powiadomień w telefonie, nieczytanych newsletterów, wiercenie się na niewygodnym fotelu przy komputerze… może warto zainwestować w piłkę do aktywnego siedzenia. Zbędny ruch wynika często ze złego planowania zadań.
Zapasy
Zbędny ruch i zbędny transport związane są także z gromadzeniem niepotrzebnych zapasów. Po co robić w sobotę zakupy w ilościach sugerujących nadejście klęski żywiołowej. A zbędnych zapasów, oprócz jedzenia, które kochamy gromadzić, jest u nas mnóstwo:
- to ubrania, których nie nosimy… zgodnie z zasadą Pareto przez 80% czasu nosimy 20% ubrań.
- to wyposażenie kuchni, garażu… patrz zasada Pareto.
- to dane i informacje… wszędzie ten Pareto nam wchodzi.
Przyjrzyjcie się także komputerom, telefonom, tam to dopiero jest potencjał do odchudzania zapasów: o dane, programy, aplikacje… Tracimy czas na aktualizację oprogramowania, z którego nie korzystamy. A może lepiej jest mieć mniej, ale lepszej jakości? A później tylko narzekamy, że musimy sprzątać. Chyba czas zinwentaryzować to, co posiadamy i pomyśleć o wdrożeniu metody 5S, czyli pięciu zasad zarządzania stanowiskiem pracy. Mamy niestety zbyt wiele rzeczy. A rzeczy te, jak to w życiu bywa, psują się. Mamy więc wiele defektów, które trzeba naprawiać.
Dbaj o siebie
Co jeszcze możemy zakwalifikować w sowim życiu jako defekty? Zaniedbane zdrowie; wykonywanie zadań na szybko, byle jak… i co gorsza, marnowanie czasu na poprawienie; leczenie się na własną rękę… jakby doktor Google podsiadał dyplom z medycyny. Uważajcie też na wasze wyczyny sportowe. Bez instruktora mogą wam bardziej zaszkodzić, niż pomóc.
Podsumowanie
Jak widać marnotrawstwa w naszym życiu jest mnóstwo. Co możemy zrobić? Może na początek zmienić podejście do wykonywanej przez siebie pracy i mając świadomość niegospodarności na którymkolwiek z etapów jej realizacji, nie powielać marnotrawiących czas i zasoby zachowań.
