Strategia szybkiego ognia sprawdzi się w tej sytuacji idealnie. Dzięki niej szybko zorganizujesz swoje miejsce pracy bez udziału całej organizacji i zbędnych informacji, a reszta załogi będzie mogła na własne oczy zobaczyć efekty.
Całość działań to 6 krótkich kroków, które poniżej opisuję bardziej szczegółowo.
Krok 1: Usuń wszystkie przedmioty ze swojego miejsca pracy i podziel na potrzebne, „przyda się” oraz zbędne
Jeśli pracujesz przy biurku nie oznacza to, że masz zostawić przed sobą pustą podłogę. Zdejmij jednak komputer i monitor, wyjmij wszystko z szuflad i zerknij czy nic nie zostało pod biurkiem.
Przygotuj sobie wcześniej miejsca – kartony lub wyklejone obszary, na trzy kategorie przedmiotów: niezbędne, „przydasie” oraz niepotrzebne. Całe zebrane wyposażenie przydziel do odpowiedniej grupy. Uszkodzone przedmioty zweryfikuj pod kątem możliwości naprawy. W przypadku, gdy jest nie niemożliwe lub nieopłacalne, potraktuj rzecz jako zbędną.
Krok 2: Posprzątaj dokładnie wszystko
Przetrzyj z kurzu biurko, szafki oraz ich wnętrza. Jeśli to konieczne – użyj niezbędnej chemii. Upewnij się czy pozostałe wyposażenie – krzesełko czy biurko, nie są uszkodzone. Sprawdź czy przewody nie są przerwane – to mogłoby być niebezpieczne.
Wyczyść także przedmioty, które zostały przez Ciebie skategoryzowane jako potrzebne.
Krok 3: Poukładaj niezbędne przedmioty na stanowisku w optymalny sposób.
Czas, by niezbędne wyposażenie wróciło na swoje miejsce. Niekoniecznie na to, w którym znajdowało się wcześniej. Pamiętasz podział przedmiotów ze względów na częstotliwość używania oraz kwestię zasięgu normalnego i maksymalnego? Poruszyliśmy ten temat w ramach systematyki – drugiego filaru 5s. Wykorzystaj te wskazówki, by znaleźć optymalne miejsca na Twoje rzeczy. Zastosuj także elementy zarządzania wizualnego, które pozwolą Ci na utrzymanie porządku.
Krok 4: Przejrzyj „przydasie” i zastanów się, dla kogo mogą być przydatne
Nie masz tablicy magnetycznej, ale posiadasz magnesy? Zobacz, kto z Twoich znajomych z pracy może je potrzebować. Podobnie przeanalizuj pozostałe rzeczy z kategorii „przyda się”.
Nie trać zbyt wiele czasu na poszukiwania nowego właściciela tych rzeczy. Jeśli nie masz kogo nimi obdarować zrób jedną z trzech rzeczy:
- Zrób zdjęcia tych rzeczy i roześlij zapytanie do swoich współpracowników.
- Spakuj je do kartonu i zapisz sobie w kalendarzy, by zajrzeć tam ponownie za kilka miesięcy.
- Wyrzuć.
Krok 5: Pozbądź się zbędnego wyposażenia
Niestety. Skoro te rzeczy się tutaj znalazły, to znaczy, że nie potrzebujesz ich ani Ty, ani nikt inny. Szkoda, zatem tracić na nie czas. Wyrzuć. Zutylizuj. Ważne by nie wróciły do Ciebie i nie zagracały Twojego miejsca pracy.
Krok 6: Ustal zasady sprzątania Twojego miejsca pracy.
To ważny punkt. Standardy dotyczące sprzątania, w połączeniu z odpowiednio zastosowanym zarządzaniem wizualnym, pomogą Ci utrzymać porządek na Twoim stanowisku pracy. Możesz zastosować harmonogram, listę zadań czy przypomnienia w kalendarzu. Jeśli potrzebujesz więcej wskazówek, to pamiętaj, że mówiliśmy o tym w rozdziale „sprzątanie” oraz „standaryzacja” w naszym kursie 5s.
Skoro ma to być „strategia szybkiego ognia”, to… nie zatrzymuję Cię już dłużej. Do dzieła!
